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Jochen

Intermediate

Date of registration: Jul 13th 2009

Posts: 101

1

Tuesday, September 16th 2014, 6:21pm

Neuer Anlauf: GTD mit Evernote, und das komplett papierlos

Ich habe hier schon ewig nichts mehr geschrieben - aber es gibt Fortschritte von denen ich gerne berichten möchte:

Nach zwei etwas halbherzigen Anläufen, Things gedone to getten <bg> kam vor zwei oder drei Monaten der Durchbruch nach dem Entschluss, nicht nur GTD elektronisch zu betreiben, sondern Papier komplett aus meinem Büro und Haushalt zu verbannen.
Die Technik war ja inzwischen soweit: Gute Dokumentenscanner kosten kein Vermögen mehr, ich habe mir ein kleines Android-Tablet angeschafft (10 " war einfach zu unhandlich für unterwegs), und habe Evernote für mich entdeckt.

Phase 1:
Ein Evernote-Grundgerüst "erfunden" mit dem ich bislang ziemlich gut klarkomme. Das erforderte etwas Umdenken da man eben nicht die vom Computer gewohnte Dateistruktur zum Ordnen einfach übernehmen kann.
Als das soweit stand: Ab Tag x alles was in der Inbox ankam, und nicht schon einen vorbestimmten "papierlosen" Ort hatte, dort eingepflegt. Folge: Kein Papierzuwachs mehr, der Zulauf in Ordner und Ablage war gestopft.

Phase 2:
Jeden Tag etwas vom Altbestand gescannt, das Papier recycelt. Jetzt habe ich kein Papier mehr im Büro das jünger ist als 4 Jahre, der Rest erledigt sich entweder durch Zeitablauf (Aufbewahrungsfrist läuft ab) oder ich schmeiße gelegentlich noch mal den Scanner für eine längere Zeit an. Das Ding ist übrigens ein Fujitsu ScanSnap S1300i und hat ein nicht unerhebliches Suchtpotenzial ;-)
Schreibtischauszug der Hängeregistratur: Leer (nein, ich habe jetzt endlich einen Stammplatz für das ganze Elektronik-Geraffel wie Kabel, Ladegeräte, Adapter usw.), 8 Leitz-Ordner weniger und keine Papier-Bedienungsanleitungen mehr.

Im Moment läuft Phase 3, die Feinarbeit am System und das erneute Antrainieren von neuen Gewohnheiten.

Ich glaube erkannt zu haben wo es bei den vorherigen Anläufen gehakt hat. Bis auf das Prinzip "Inbox Zero" am Abend und das halbherzige führen von Projekt- und Next-Action-Listen war nicht mehr viel übrig vom System.

1. Ein gemischtes System aus hauptsächlich Elektronik und teilweise Papier. Haut bei mir nicht hin, ich brauche alles aus einem Guss. Ein Terminkalender, Projektliste, Mappen oder Ordner mit Dokumenten? Zum Teil in der Aktentasche, zum Teil auf dem Schreibtisch, zum Teil im PC oder Mobiltelefon? Damit wollte ich mich nicht rumschlagen.
2. Ich wollte zu buchstabengetreu dem Buch folgen, was zu teilweise unlogischen, unpraktischen oder überflüssigen Arbeitsschritten führte.
Beispiel: Nie irgend etwas in den Eingangskorb zurücklegen.
Ich hasse es, wenn abends noch ein Stück Papier auf meinem Schreibtisch liegt, selbst wenn es die Skizzen von einer Baustelle oder einem Kunden sind die ich noch nicht vollständig in den Computer gebracht habe (ich bin selbständiger Bauzeichner) und an denen ich am nächsten Tag weiterarbeiten will. Dafür einen Extrakorb oder Extramappen? Wozu? Der Eingangskorb ist so schön leer, da lege ich die einfach wieder rein.
Beispiel: Projekt- und Next-Action-Listen getrennt. Das gab zum Teil Definitionsprobleme (liest man ja auch hier gelegentlich von).
In Evernote kein Problem: Da habe ich jetzt ein Notizbuch "zu erledigen". Projekte bestehen aus Notizen mit Checklisten zum Abhaken kombiniert mit Baustellenskizzen, Gesprächsprotokollen etc., und einfache "Next Actions" sind Einzelnotizen die nach Erledigung gelöscht, oder archiviert oder sonstwas werden. Passt.

Fazit: Ich bin wieder in der Spur. Regele Dinge.

siebterzwerg

Professional

Date of registration: Dec 5th 2012

Posts: 177

2

Wednesday, September 17th 2014, 10:37am

Respekt :thumbsup:
Ich komme immer wieder auf Papier zurück. Ich bin beim Schreiben auf Papier schneller, habe mein Notizbuch schneller auf als den PC hochgefahren...
Für Unterwegs nutze ich aber Evernote als "Einkaufzettel" oder auch zum Dinge fotografieren: Rezepte, Artikel in Warteraum-Zeitschriften, etc.