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majestic_55

Anfänger

Registrierungsdatum: 26. März 2010

Beiträge: 8

1

Donnerstag, 24. Februar 2011, 00:35

GTD mit Outlook - Workflow

Ich liebe mein Outlook. Das ist mein tägliches Arbeitsmittel Nr.1. Allerdings habe ich Schwierigkeiten damit GTD, meine Arbeitsabläufe und Outlook unter einen Hut zu bekommen. Wenn ich mal erläutern darf:

Ich bekomme E-Mails in CC mit Anhang. Zu diesen Emails sollte eine Rückmail in CC bekommen. Geschieht dies innerhalb eines definierten Zeitraumes werden Eingangs- und Rückmail abgelegt. Erst wenn innerhalb des Zeitraumes keine Reaktion seitens des Empfängers erfolgt werde ich aktiv und mahne an oder mache ein Review mit dem Empfänger. Gleichzeitig muss ich aber auf Anfrage auf Grund der Ticketnummer Dritten auskunftgeben können, welche Kommunikation dazu gelaufen ist.
Mein Problem ist nun, das ich keine Idee habe, wie ich diese Punkte unter GTD-Aspekt im Outlook hinbekomme.

1. Ziehe ich die Eingangsmail zu den Aufgaben habe ich keinen Anhang mehr und kann nicht mehr nachvollziehen, worum es in der Mail ging, da sich allgemeine Beschreibungen in der Mail auf spezifischen Inhalt des Anhanges beziehen. Auch ist es unmöglich, sinnvoll Notizen zu machen.
2. Verschiebe ich die Mail in eine Aufgabe kann ich zwar meine eigenen Notizen machen, aber um den "eigentlichen Inhalt" zu erkennen, muss ich wieder die eingebette Email anklicken.
3. Ich kann noch die Mails mit einem Nachverfolgungsfähnchen markieren, kann aber auf die Schnelle keine Notizen machen und die Einordnung in Kategorien fällt auch aus, da die Mails in einem IMAP-Ordner liegen.

Kann mir jemand Tipps zu einem sinnvollen Workflow geben? :wacko:

Jochen

Fortgeschrittener

Registrierungsdatum: 13. Juli 2009

Beiträge: 101

2

Donnerstag, 24. Februar 2011, 06:59

Man kann in einem IMAP-Postfach doch sehr gut eigene Ordner anlegen und Mails reinschieben. Ich habe dort 8 Ordner.
Evtl. Kannst du die Ordner nicht per Outlook anlegen sondern musst dich dafür mal per Web-Interface in dein Postfach einloggen.

Ich nutze Thunderbird, und dafür gibt's ein Add-On namens XNote das "virtuelle PostIt-Zettel" auf E-Mails pappt. Gibt es sowas für Outlook nicht?
Leider liegen die Notizen aber lokal auf dem Rechner und nicht auf dem IMAP-Server. Das heißt man kann sie nicht von überall lesen.

Dieser Beitrag wurde bereits 1 mal editiert, zuletzt von »Jochen« (24. Februar 2011, 07:04)


Lvood151

Meister

Registrierungsdatum: 6. August 2009

Beiträge: 552

3

Donnerstag, 24. Februar 2011, 09:31

@majestic_55
* Welche Outlook-Version verwendest Du?
* welches Format haben die Anhänge?
* Sind sie immer gleich oder individuell gestaltet? (Formular)?
* Um viele solche Vorgänge pro Tag/Woche geht es?
* wo steht die Ticketnummer in der E-Mail?
* steht in der ursprünglichen CC-E-Mail selbst auch Information, oder ist eigentlich nur der Anhang relevant?


(nicht, dass ich irgendeine Idee hätte, aber vielleicht helfen die Details ja weiter)
Bildnachweis Avatar: "African Owl" (c) Bill Hails

Dieser Beitrag wurde bereits 1 mal editiert, zuletzt von »Lvood151« (24. Februar 2011, 09:32)


majestic_55

Anfänger

Registrierungsdatum: 26. März 2010

Beiträge: 8

4

Donnerstag, 24. Februar 2011, 10:23

@majestic_55
* Welche Outlook-Version verwendest Du?
* welches Format haben die Anhänge?
* Sind sie immer gleich oder individuell gestaltet? (Formular)?
* Um viele solche Vorgänge pro Tag/Woche geht es?
* wo steht die Ticketnummer in der E-Mail?
* steht in der ursprünglichen CC-E-Mail selbst auch Information, oder ist eigentlich nur der Anhang relevant?
Outlook 2010
Anhänge sind im PDF-Format
Anhänge sind immer unterschiedlich, meist eingescannte Dokumente
in der Woche sind es so ca. 100 Mails, die ca. 10 Personen zugeordnet werden müssen
die Ticketnummer steht im Betreff der Mail
(darüber kann man auch prima suchen - allerdings kann ich Aufgaben und Emails jeweils nur getrennt von einander suchen)
in der Mail selber stehen auch relevante Informationen

Zitat

@Jochen
Man kann in einem IMAP-Postfach doch sehr gut eigene Ordner anlegen und Mails reinschieben. Ich habe dort 8 Ordner.

Ja, ich habe für die "zu überwachenden Personen" Unterordner eingerichtet, in die ich die Mails reinschiebe

Lvood151

Meister

Registrierungsdatum: 6. August 2009

Beiträge: 552

5

Donnerstag, 24. Februar 2011, 10:41

Ich kenne die Möglichkeiten von Outlook 2010 nicht (da gibt es ja glaube ich auch tagging und ähnliches).

Wenn ich Dich richtig verstehe, besteht die Aufgabe für Dich bei jedem Ticket nur darin, nachzuhaken, wenn es bis zum Tag X noch nicht erledigt ist, oder sehe ich das falsch?
Also gäbe es pro Ticketnummer zunächst eine Aufgabe mit WV-Termin?

Wenn ich Dich richtig verstehe, ist das Hauptproblem, dass beim Erstellen einer Aufgabe aus einer E-Mail der Anhang nicht mitkommt.
Den zu kopieren würde ja bei gescannten PDFs vermutlich auch die ganze Datenbank unnötig aufblasen.
Daher wäre meine Idee eher, ob es Sinn macht, alle Zusatzinformationen zu einem Ticket außerhalb von Outlook zu archiveren, aber das macht das Handling natürlich auch komplizierter.

Könnte Dir OneNote möglicherweise helfen?
vielleicht kann Dir auch der Fragesteller hier sagen, wie er sein Problem gelöst hat...
Ich denke, es müsste mit VBA-Programmierung möglich sein, den Text einer E-Mail in die Aufgabe zu übernehmen und gleichzeitig die Mail komplett einzubetten?!
-> http://www.mailhilfe.de/frage_Mail%252BA…hern_35694.html (ohne Gewähr)
oder mal googeln nach outlook Aufgabe aus EMail mit Anhang vba


Ich nehme an, neben diesen Tickets verwaltest Du noch andere Aufgaben mit Outlook?
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Lily

La Moderatrice

Registrierungsdatum: 6. März 2009

Beiträge: 672

6

Donnerstag, 24. Februar 2011, 23:42


Mich wundert, daß ein weiterentwickeltes Programm wie Outlook 2010 die Anhänge nicht mitkopiert, wohingegen ein elf Jahre altes Programm wie mein Outlook 2000 das zufriedenstellend tut.
Auf welchem Wege bringst Du denn die E-Mail in den Aufgaben-Ordner?
La Moderatrice freut sich immer über nette Kleinigkeiten von dieser Liste :love:

Lvood151

Meister

Registrierungsdatum: 6. August 2009

Beiträge: 552

7

Freitag, 25. Februar 2011, 07:40

Mich wundert, daß ein weiterentwickeltes Programm wie Outlook 2010 die Anhänge nicht mitkopiert


so weit ich majestic verstanden habe, kann Outlook 2010 die Anhänge mitkopieren, allerdings nur, wenn man die ganze E-Mail als Dateisymbol in die Aufgabe kopiert, d. h. er muss dann erst die Aufgabe öffnen, dann die E-Mail öffnen und kann dann erst den Anhang öffnen...

besser wäre es, wenn der E-Mail-Text direkt im Notizfeld der Aufgabe erscheinen würde und der Anhang dort direkt im Notizfeld verlinkt wäre
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majestic_55

Anfänger

Registrierungsdatum: 26. März 2010

Beiträge: 8

8

Dienstag, 1. März 2011, 13:44

Danke für Eure Beiträge.

Ich nutze die Kategorien als Kontexte. Diese kann man sich schön sortiert in der Outlook Kalenderansicht rechts unten anzeigen lassen. Beim WR (und auch sonst) kann man so die jeweiligen Aufgaben in die entsprechende Kontexte verschieben. Das eigentliche Problem, und damit der Grund weshalb ich die Anhänge benötige, ist das ich alleine auf Grund des Kontextes wie @Phone noch lange nicht weis, weshalb ich jemanden anrufen wollte. Also muss ich erst wieder mit Hilfe der Ticketnummer die bisherige Kommunikation zum Vorgang zusammensuchen und durchsehen ehe ich den Hörer ich die Hand nehme.



Vielleicht fasse ich das mit dem Kopf entleeren ja auch zu umfassend auf... :whistling:



Also ich werde es dann doch wohl so machen, das ich die Email in einen dem Bearbeiter zugeordneten Ordner ablege und diesen ohne Anhang als Aufgabe kopiere.

Dann kann ich mit den entsprechende Wiedervorlagen, Terminen und Kontexten arbeiten - muss eben zur Übersicht die Mails als 2. Fenster dazu öffnen.



Das Programm Jello erstellt übrigens Aufgaben aus Emails und kann auf die Ursprungsmail verweisen. Da ist bei mir aber das Problem, das ich die Mails, nachdem sie erfolgreich bearbeitet worden sind in einen "erledigt" Unterordner kopiere. Durch das verändern des Ablageortes der Mail kann dann aber die Aufgabe in Jello die dazugehörige Mail nicht mehr finden. Außerdem wird der Mail dort der Kontext zugeordnet, der bei der Erstellung der Aufgabe genutzt wurde. Wenn sich dann der aktuelle Kontext der Aufgabe ändert, bleibt jedoch der Kontext der Email unverändert - das kann dann in Outlook wiederrum eine schöne Verwirrung stiften ... 8|

Lvood151

Meister

Registrierungsdatum: 6. August 2009

Beiträge: 552

9

Dienstag, 1. März 2011, 14:43

. Da ist bei mir aber das Problem, das ich die Mails, nachdem sie erfolgreich bearbeitet worden sind in einen "erledigt" Unterordner kopiere.


wenn das verschieben (ich nehme an, Du kopierst sie nicht, sondern verschiebst sie) ein Problem ist, dann stellt sich vielleicht die Frage, ob es nicht besser wäre, noch eine Kategorie "erledigt" einzuführen und dann die erledigten Mails in der entsprechenden Ansicht auszublenden, oder so
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