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kok

Schüler

Registrierungsdatum: 6. März 2009

Beiträge: 34

1

Samstag, 7. März 2009, 23:25

GTD - das Buch: Zusammenfassung Kapitel 2

Kapitel 2: Bekommen Sie Ihr Leben in den Griff: Die fünf Stufen, Arbeitsabläufe zu meistern

Ohne lange Vorrede steigt Allen in die 5 Stufen ein:
1. Erfassen
2. Durcharbeiten
3. Ordnen
4. Überprüfen
5. Tun

Im folgenden soll diese fast schon natürliche Methode mit entsprechenden übergreifenden Normen unterstützt werden. Laut Allen ist es wichtig, das alle einzelnen Stufen ausreichend vorhanden sind und eingesetzt werden um Erfolg zu haben.

Erfassen

100% des Unerledigten muß erfasst werden.

"Anfallendes Zeug" sammelt sich mehr oder weniger auffällig um uns herum. Auffällig in Form von Post oder E-Mails, weniger auffällig z.B. in Form von Gedanken oder Ideen. Auch eine Illustrierte auf dem Wohnzimmertisch gehört dazu. Zur Erfassung kann oder sollte man sich verschiedener Hilfsmittel bedienen. Dazu gehören:
- ein traditioneller Eingangskorb
- Schreibpapier und Blöcke
- elektronische Notizen
- akustische Speicherung
- E-Mail

Die Voraussetzungen für ein erfolgreiches Erfassen sind wie folgt:
1. Alle losen Enden müssen aus dem Kopf heraus in das Erfassungssystem gebracht werden
2. Möglichst wenig Sammelbehälter
3. regelmäßiges leeren ist wichtig!
Besonders mit dem letzten Punkt ist nicht etwa das endgültige erledigen des jeweiligen Vorganges gemeint, sondern einfach das Weiterleiten an die nächste Stufe. Dies kann genauso ein Archivieren sein, wie auch ein Planungsschritt.

Durcharbeiten

Es geht hier um das Denken von "Punkt zu Punkt". Bei der Vielfalt der eingehenden Informationen ist es wichtig ein klares Schema zu Abarbeitung zu haben. Aus reiner Erläuterungsfaulheit verweise ich hier auf Seite 52 im Buch. Dort ist abgebildet was mit eingehendem "Zeug" so alles zu geschehen hat.
1. Worum geht es überhaupt? Geht mich dieser Vorgang überhaupt etwas an? Wichtige Infos?
2. Ist in der Sache etwas zu tun? Ist mit Ja oder Nein zu beantworten. Falls nein kann ich die Sachen
a) wegwerfen
b) abwarten (im Moment nicht, aber vielleicht später von Interesse)
c) speichern (z.B. wichtige Hintergrundinfo)
Falls ja, muß ich mir darüber klarwerden ob es Bestandteil eines Projektes ist oder wird und was als nächstes zu tun ist. Für Projekte sollte man eine Projektliste aufstellen, die alles enthält was erforderlich ist um dieses Projekt abzuschließen. Hat man nun den allernächsten physischen Schritt definiert der erfolgen muß, kann man sich überlegen wer ihn wann erledigen muß.
Hier gibt es also wiederum mehrere Möglichkeiten:
1. Erledigen: besonders Handlungen die schnell erledigt werden können (Allen empfiehlt unter 2 Minuten) sollten jetzt und sofort erledigt werden.
2. Delegieren: Wenn ich etwas nicht schnell selbst erledigen kann muß ich mir überlegen ob jemand anderes besser geeignet ist es zu tun.
3. Verschieben: diese Alternative greift wenn 1 und 2 nicht anwendbar sind, also umfangreichere nicht delegierbare Tätigkeiten, und diese sollte man dann für die Zukunft einplanen.

Organisieren

Im Flußdiagramm auf Seite 57 werden die Ergebnisse des vorherigen Schrittes (Durcharbeiten) ersichtlich. Beantwortet wird die Frage nach der Handlungsmöglichkeit. Kann man nichts unternehmen, so gehört die jeweilige Sache in die Kategorien
• Müll
• Warten
• Speichern
Besonders für die Speicherung benötigt man Hilfsmittel wie eine Terminkartei oder ein Referenzarchiv. Entscheidend ist hier nicht die äußere Form sondern die Funktionalität. Eine einfache Liste auf einem Blatt Papier reicht aus.

Alternativ kann die Zugehörigkeit zu einem Projekt beinhalten, das keine sofortige Handlung ansteht. Allen definiert ein Projekt als ein Ergebnis, welches mehr als einen Handlungsschritt erfordert. Wichtig ist also die Feststellung, das man ein Projekt nicht durchführen kann, nur seine nächsten Schritte. Für das unterstützende Material ist nun zu entscheiden, ob man es im allgemeinen Referenzarchiv aufbewahren möchte, oder sich eine projektbezogene Unterlage erstellt.

Kategorien für die nächsten Handlungsschritte

Ist der nächste Schritt beschlossen, gehört er in eine der folgenden Kategorien zur Nachverfolgung. Dauert er nicht länger als 2 Minuten, wird er natürlich erledigt und nicht nachverfolgt.

In den Terminkalender gehört nach Allen alles,
- was zu einer bestimmten Uhrzeit fällig ist
- was an einem bestimmten Kalendertag zu tun ist
- Informationen die sich auf einen bestimmten Kalendertag beziehen

In den Terminkalender gehören somit keine täglichen ToDo's mehr hinein! Der Terminkalender muß "unantastbar" sein. Was dort steht muß an dem Termin erledigt werden! Nur Terminänderungen bei Verabredungen sollten geändert werden.

Das was zu tun ist gehört auf eine Liste der nächsten Schritte oder auch mehrere, wenn es viele Punkte sind. Hier finden sich alle die Aufgaben wieder, die nicht sofort erledigt werden können. Allen empfiehlt bis ca. 30 Aufgaben nur eine Liste zu nutzen.

Positionen ohne Handlungsbedarf

Ist in einer Sache keine Handlung erforderlich bietet sich eine Zuordnung in eine von 3 Kategorien:
- Müll
- Entwicklung abwarten
- Referenzmaterial

Ist keine Handlung erforderlich und ich warte auf einen späteren Zeitpunkt gibt es zwei optimale Aufbewahrungsorte: Wenn man z.B. erst zu einem bestimmten Termin weit in der Zukunft etwas erwarten oder beginnen kann, dann bietet sich hier eine Terminkartei an. Unter Umständen kann dies auch ein Eintrag im Kalender sein. Andernfalls passen die Positionen vielleicht auf eine "Irgendwann/Vielleicht" Liste. Hier finden sich Einträge zu Dingen und Ideen, die man irgendwann in der Zukunft einmal realisieren möchte.

Beim Referenzmaterial wird unterschieden zwischen der offensichtlichen Themen- und bereichsspezifischen Aufbewahrung z.B. im Sinne von Akten oder Verträgen die sortiert abgelegt werden und den Akten mit allgemeinen Angelegenheiten. Hier finden sich alle "Kleinigkeiten" des täglichen Lebens die ihren wiederauffindbaren Platz benötigen. Allen betrachtet diesen Teil der Ablage als wesentlich für ein funktionierendes persönliches Ordnungssystem.

Durchsehen

Meist wird man als wichtigstes Element eines Ordnungssystems den Kalender durchsehen. Dies geschieht je nach Terminhäufigkeit bis zu mehrmals täglich. Der Terminkalender liefert uns den Umfang der für andere Aufgaben verfügbaren Zeit. Ergibt sich freie Zeit sollte man die Listen der nächsten Aufgaben durchsehen um zu entscheiden was als nächstes zu erledigen ist. Weniger häufig, bzw. nach Bedarf, muß man sich mit "Warten Auf" und "Irgendwann/Vielleicht" und seinen Projekten beschäftigen. Als überschaubarer Zeitraum sollte mindestens die Woche dienen, also alle Listen sollten mindestens einmal in der Woche durchgesehen werden. Hier kann man auch gleich sein System auf den neuesten Stand bringen und nachtragen was vergessen wurde.

Durchführen

Der oft vergessene, entscheidende Teil jeglicher Produktivität. Es geht darum die richtige Entscheidung zu treffen was wann und wo zu erledigen ist. Als Übergeordnetes Prinzip der Entscheidungsfindung schlägt Allen hier die Intuition vor. Zusätzlich kann man folgende Ansätze zur besseren Entscheidungsfindung einsetzen:

1. Kriterien, man entscheidet nach
- Kontext (Wo oder womit kann ich etwas durchführen)
- verfügbarer Zeit
- verfügbarer Energie und
- Priorität (kommt ganz am Ende und sollte intuitiv bewertet werden)
diese Kriterien werden übrigens in genau dieser Reihenfolge betrachtet.

2. Arten, man entscheidet nach den verschiedenen Arten zu erledigender Arbeit. Es gibt:
- vorbestimmte Arbeiten, hier arbeitet man einfach die Liste der "nächsten Schritte" ab. Ordnung wurde vorab festgelegt.
- erledigen dessen was gerade anfällt, hier wird alles zusammengefasst was spontan und überraschend anfällt
- selbstbestimmte Arbeit, hier werden alle Quellen von Tätigkeiten (Projektlisten, Eingangskörbe, etc.) durchforstet und daraus ergibt sich unter Beachtung von 1. die genaue Reihenfolge

3. Ebenen, man überprüft seine Prioritätensetzung nach Analyse der Tätigkeit in Bezug auf die folgenden 6 Ebenen:
- Startbahn: Aktuelles Handeln, hierher gehören alle Tätigkeiten die zu erledigen sind
- 10000 Fuß: Laufende Projekte, als erster Bündelungsschritt, eher kurzfristig als Bewertungskriterium
- 20000 Fuß: Verantwortungsbereiche, als zweiter Bündelungsschritt lassen sich hier die Projekte auch zusammenfassen, es ergeben sich zwischen 10 und 15 Kategorien der Verantwortung
- 30000 Fuß: Ziele für ein oder zwei Jahre, also am ehesten das, was uns zum neuen Jahr durch den Kopf geht, mittelfristig.
- 40000 Fuß: Ausblick auf drei bis fünf Jahre, hier werden schon recht grobe Kriterien angelegt wie Firmenstrategien, Umweltentwicklung oder Karriereentwicklung
- 50000 Fuß + x: Leben allgemein, der große Überblick, was bin ich, wieso bin ich, etc. Hier sind große Ziele und Visionen richtig!
Diese Flughöhen stellen natürlich auch nur einen willkürlichen Rahmen dar, der individuell sehr unterschiedlich aussehen kann.

Im weiteren Buch soll nun erklärt werden wie das GTD Prinzip aus den ersten Kapiteln in der Praxis funktioniert.
Lesen gefährdet die Dummheit!

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