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kok

Schüler

Registrierungsdatum: 6. März 2009

Beiträge: 34

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Samstag, 7. März 2009, 23:02

GTD - das Buch: Zusammenfassung Kapitel 1

Kapitel 1: Eine neue Praxis für eine neue Wirklichkeit

Die in diesem Buch vorgestellten Methoden beruhen auf 2 Zielen:
1.) Alles was erledigt werden muß gehört in ein verläßliches System außerhalb des eigenen Kopfes.
2.) Zu jedem Input müssen Entscheidungen getroffen werden über nächste Schritte

Wichtig ist hier, das David Allen nicht zwischen Beruf und Privatleben unterscheidet. Eine Aufgabe bleibt stets eine Aufgabe, egal in welchem Umfeld sie anfällt

Das Problem: Neue Anforderungen, ungenügende Ressourcen.

Aus verschiedenen Gründen nimmt die Menge an Arbeit immer mehr zu, der Streß alles zu bewältigen steigt. In diesem Zusammenhang wird vor allem die Veränderung der Arbeit weg von Fließbandtätigkeiten hin zur Wissensarbeit angeführt. Hier dominiert eine Projektstruktur mit teilweise unklaren Grenzen. Die Frage wann ein Vorgang tatsächlich abgeschlossen ist bleibt oft unbeantwortet. Dazu kommt die ständig steigende Menge an Informationen und die steigende Notwendigkeit der horizontalen Kommunikation (abteilungsübergreifend).

Unsere Aufgaben verändern sich fortwährend

1. da sich die Unternehmen in einem ständigen Wandelungsprozeß befinden,
2. aber auch der Arbeitnehmer hat immer seltener eine Lebensstelle sondern wechselt Arbeitgeber und Aufgabengebiet

Die alten Vorbilder und Gewohnheiten genügen nicht

Das reine Zeitmanagement der Vergangenheit mit seinen Hilfsmitteln Zeitplaner, PDA oder Computerprogramme wie Outlook ist zwar hilfreich, reicht aber nicht mehr aus. Neben der Terminplanung gewann als nächstes die Prioritätensetzung immer mehr an Gewicht. In der Praxis reicht auch beides zusammen nicht mehr aus um den Anforderungen des modernen Arbeitslebens gerecht zu werden.

"Großer Überblick" gegen "Nahkampf im Detail"

Als gegensätzliches Ordnungskriterium kam dann die Betrachtung von übergeordneten Werten und Zielen ins Spiel.
Gegen deren Anwendbarkeit spricht:
1. die ständige Ablenkung durch momentane Verpflichtungen
2. die grundsätzliche Komplexizität werteorientierter Projekte
3. die ständig steigenden Anforderungen verursacht durch die eigenen Wertvorstellungen

Vor allem aber wird die Bewältigung vorliegender Aufgaben mit einer zusätzlichen Ausrichtung an unseren Zielen und Wertvorstellungen nicht eben einfacher. Gesucht wird demnach ein System, welches auf dem Niveau der durchzuführenden Aufgaben funktioniert. Dabei muß es aber die Details der Arbeit, wie auch die langfristigen Ziele berücksichtigen, es muß erleichtern die Aufgaben zu erledigen.

Das Versprechen: Die Bereitschaft des Karate Meisters

Man soll einen Zustand erreichen, den man den "wasserklaren Geist" oder die "Zone" nennt. Ein Zustand der Klarheit und völligen Konzentration, des Aufgehens in der jeweiligen Aufgabe.

Das Gleichnis vom wasserklaren Geist

Hier wird die Geschichte vom Kieselstein bemüht, der auf eine spiegelglatte Wasseroberfläche trifft. Das Wasser reagiert auf diesen Impuls genau angemessen, nicht zuviel und nicht zuwenig. Schlußfolgerung: Nur wenn der Geist klar und flexibel ist kann man auf Anforderungen richtig reagieren.

Können Sie sich in Ihren "produktiven Zustand" versetzen, wenn nötig?

Ist man erstmal richtig in Schwung merkt man nicht mehr wie die Zeit vergeht. Wird man aber erstmal unkonzentriert ist dieser produktive Zustand bald vorbei. GTD soll dann zeigen wie man schnell wieder zum "wasserklaren" Geist zurückfindet.

Das Prinzip: Mit inneren Verpflichtungen effektiv umgehen

Allen beschreibt hier, daß oftmals der gefühlte Streß hausgemachter Natur ist, indem Menschen einen unangemessenen Umgang mit ihren Verpflichtungen pflegen. Oftmals gehen sie einfach unbewußt zuviele Verpflichtungen ein. Die sogenannten "offenen Enden" des Lebens sind das Problem. Offene Enden sind hier alle Dinge die noch nicht so sind, wie oder wo sie sein sollten.

Grundvoraussetzungen um mit Verpflichtungen umzugehen

1. Alle Verpflichtungen gehören aus dem Kopf in einen vertrauenswürdigen Sammelbehälter, der regelmäßig durchgesehen wird
2. Was muß man tun um mit der Erledigung der Verpflichtung voranzukommen?
3. In welches System kommen Erinnerungshilfen?

Es folgt eine Übung in der die Leser ein Projekt, welches ihnen gerade durch den Kopf geht, dadurch voranbringen sollen, daß sie sich zunächst über das Positive, erwartete Ende des Projekts Gedanken machen sollen. Anschließend soll man überlegen, welches die nächste mögliche Aktivität ist, die das Projekt seinem Wunschergebnis einen Schritt entgegenbringt.

Was Wissensarbeit wirklich ausmacht

Laut Peter Drucker ist bei der Wissensarbeit die Aufgabe nicht vorbestimmt, im Gegensatz zur Fließbandarbeit etwa. Leider gibt es bei den möglichen Ergebnissen stets Wahlmöglichkeiten und eine Entscheidung muß getroffen werden. Ergebnisorientiertes Denken ist demnach gefragt.

Warum Ihnen etwas nicht aus dem Kopf geht

dann
1. hat man nicht ausreichend über das erwünschte Ergebnis nachgedacht
2. hat man nicht festgelegt, was der nächste mögliche Handlungsschritt ist
3. hat man weder Ergebnis noch Handlung in einem verläßlichen System festgehalten

Unser Gehirn hat leider die Eigenart uns stets an Dinge zu erinnern die noch nicht fertig sind, und das im unpassendsten Augenblick

Ihr Verstand besitzt kein eigenes Denkvermögen

In diesem Abschnitt wird ausgeführt, das der menschliche Verstand als Erinnerungswerkzeug leider ungeeignet ist, da er uns stets zum falschen Zeitpunkt an Dinge erinnert, die wir noch zu erledigen haben. Und je mehr Erinnerungsvermögen wir unserem Kopf abverlangen, desdo problematischer wird es. Unser Gedächtnis reagiert dann mit unklaren "da war noch was" Gefühlen und erzeugt Streß.

So wird das "anfallende Zeug" umgewandelt

Zeug in diesem Zusammenhang sind alle psychischen und physischen Dinge, die auf uns zukommen, aber in irgendeiner Form bearbeitet werden müssen. Hierzu bedient man sich üblicherweise Aufgabenlisten (ToDo List). Problematisch ist nur, daß die meisten ToDo Listen eine Beschreibung der Dinge enthalten und nicht die nächste durchzuführende Aufgabe! Zur Erledigung ist entsprechend Nachdenken erforderlich.

Das Vorgehen: Handlungen steuern

Anfallendes Zeugs kann nur durch Handeln erledigt werden. Die Effizienz dieses Handelns kann man trainieren. Klassische Werkzeuge wie Zeit- oder Prioritätsmanagement helfen hier nicht weiter.

Die vordringliche Aufgabe ist die Steuerung des Handelns

Die Klage, keine Zeit zu haben, wird auf die einfache Tatsache zurückgeführt, das man eine Angelegenheit, oder ein Projekt nicht erledigen kann. Kaum ein System konzentriert sich heute Auf das Diktat des Handelns. Ist man sich über seine notwendigen Handlungsschritte nicht im klaren, kann keine Aktion erfolgen.

Was es bringt, von unten nach oben vorzugehen

Während es intellektuell vorteilhaft scheinen mag, zunächst Missionen und Ziele festzulegen und diese dann bis zur einzelnen Handlung zu verknüpfen, ist es laut Allen sinnvoller im Alltag gleich mit der Handlungsebene zu beginnen. Denn erst wenn auf der täglichen Handlungsebene alle Vorgänge erfasst und systematisiert sind ergibt sich eine Freiheit zum kreativen Denken.

Horizontale und vertikale Steuerung des Handelns

Mit "horizontal" ist hier die Auswahl eines spezifischen Themas aus den vielen Verpflichtungen gemeint, ohne die anderen aus den Augen zu verlieren. "Vertikal" stellt dann die Projektplanung an sich, also die hintereinander liegende Abfolge von Projektschritten dar. Erst eine gelungene Steuerung dieser beiden Ebenen ermöglicht es den Kopf frei zu haben.

Die wichtigste Änderung:
Alles aus ihrem Kopf verbannen

Erste Voraussetzung für einen freien Kopf ist, daß 100% der anstehenden Aktivitäten in einem geeigneten System außerhalb des Kopfes verwaltet werden. Hierbei soll erfassen, sortieren und nachdenken in der Regel die möglichen Handlungsoptionen aufzeigen. Der gesamte Denkprozeß wird also in mehrere Etappen aufgeteilt und jeweils festgehalten. Dieses Nachdenken über alle Dinge die uns beschäftigen muß sowieso stattfinden, die Frage ist nur das Timing und die Steuerung. Allen vergleicht anschaulich das menschliche Gehirn mit RAM beim Computer. RAM zeichnet sich (leider) dadurch aus, daß es in der Regel zu wenig Speicher bietet, flüchtig ist und eine falsche Prioritätensetzung fördert. Es ist ein schlechtes Terminerinnerungswerkzeug, da offenbar keine parallele Abarbeitung möglich ist. Jede einzelne Aktivität, die wir im Kopfe haben muß stets "sofort" erledigt werden. Für eine Angelegenheit die erst in einer Woche akut wird ein denkbar ungeeignetes Muster. In den folgenden Kapiteln wird nun erklärt, wie diese theoretischen Ansätze in der Praxis umgesetzt werden können.

(ENDE KAPITEL 1)
Lesen gefährdet die Dummheit!