Dinge geregelt kriegen

ist zwar keine antwort auf Deine frage, aber ich - der ich TR seit ein paar monaten ausprobiere - überlege derzeit wegen mangelnder portabilität auf bzw. synchronisierbarkeit mit nokia communicator bzw. blackberry, ob es nicht sinnvoller wäre, mit einer gtd-lösung auf excel-basis zu arbeiten, da excel-dateien problemlos sowohl auf dem pc als auch auf dem commi als auch auf dem blackberry laufen (und ich den umgang mit excel seit bald 20 jahren gewöhnt bin).

Excel kommt natürlich den Listen am nächsten.
Außerdem kann die Tabelle als CSV gespeichert werden und kann damit von so ziemlich allen Systemen geöffnet und bearbeitet werden.
Thinking Rock kenne ich nicht.
Aber der Vorteil von Access ist, dass es flexibel und einen großen Funktionsumfang hat. (Die zugrunde liegende Tabelle kann zwar exportiert und an einem anderen Arbeitsplatz bearbeitet werden. Das führt hier aber wohl zu weit.)
Man kann z.B. eine große Liste führen und verschiedene Ansichten und Abfragen gemerieren. Eingabemasken und Pflichtfelder sind schnell gebastelt.
Aber: wirklich gut wird Access mit VBA und SQL-Abfragen. Das bedeutet einen gewissen Einarbeitungs- und Programmieraufwand.
Wenn Du die Zeit und Motivation hast, bietet es viele Möglichkeiten.
Sorry, es ist nur meine Meinung, ohne Dir wirklich helfen zu können, schließlich fragtest Du nach einer fertigen Datei.
(Ich bin fast versucht, Dir den Aufbau einer GTD-Access-Datenbank anzubieten. Allerdings will ich nichts versprechen, das ich nicht halten kann. Aber interessieren würde es mich schon...)

Hallo,

ich habe mir das selber nicht angesehen, aber hier gibt es eine GTD-Access-Datenbank von 2004.

Excel-Lösungen (ebenfalls nicht angesehen) gibt's hier

Thomas

Falls es Access sein soll, habe ich bei meinem Access 2007 zwei Vorlagen "Aufgaben" und "Projekte" gefunden. Ob es diese Vorlagen bei anderen Versionen auch gibt, weiß ich nicht. Professionelle Programme sind sicherlich hübscher oder geschickter. Aber für den Anfang habe ich bei "Projekte" alles gefunden, was man so braucht.

Also mir lässt das keine Ruhe. Ich versuche mal etwas, habe aber nur Office 2007, hoffe aber, dass es unter 2003 funktioniert, wenn ich es in dem passenden Format speichere. Das andere Problem ist, dass mir gerade die Zeit fehlt und ich nur nebenbei etwas versuchen kann. Ich melde mich, wenn ich etwas habe.

Aber eines weiß ich schon jetzt: ich mache keine TR-Kopie. Zum einen können professionelle Entwickler so etwas viel besser umsetzen und Access hat einfach nicht die Funktionalität. Zusätzlich sähe es dann aus wie TR, ist es aber nicht, sodass man nur falsche Erwartungen produziert. Und dann, was mir am Wichtigsten ist: Es ist den Entwicklern von TR gegenüber nicht fair, weil sie jahrelange Arbeit in das Programm gesteckt haben und ein anderer die Optik einfach abgreift (ganz abgesehen von den rechtlichen Bedenken).

Da bin ich mal gespannt was du zusammenschraubst, cig.
Als langjähriger SW Entwickler kann ich nur sagen, "Hut ab" vor diesem Projekt! Denn da verschätzt man sich ganz schnell gewaltig, um was für ein Arbeitspensum es da geht. So mal schnell nebenher ist da kaum was zu machen, schon gar nicht wenn du so was gewaltiges wie TR im Hinterkopf hast und auch nur annähernd die Funktionalität abbilden willst.
Ich habe mal eine ganze Weile neben dem Beruf eine OpenSource Software betreut, und es hat unglaublich viel Zeit gefressen. Viel zu viel, wie ich jetzt im Rückblick sagen würde, teilweise hat die Familie etwas darunter leiden müssen. Wenn ich also an deinen letzten Beitrag im ZTD Forum denke, würde ich dir spontan erst mal davon abraten, so ein Projekt auch nur anzudenken
Das nur als kleine Warnung. Ansonsten wünsch ich dir viel Spaß damit, und viel Erfolg.

Neinneinnein.
Keine falschen Erwartungen.

1. Ich mache das nebenbei. Und das noch nicht einmal als Vollblutprogrammierer.
2. Eine Kopie eines Programms, das dazu auch noch recht erfolgreich ist, geht meistens daneben. Will ich auch gar nicht.
3. Ich versuche, mich nur an GTD zu orientieren. Wenn das aufgrund der Flexibilität überhaupt möglich ist.
4. Demnächst habe ich Urlaub. Da geht ohnehin nichts.
5. Es gibt bestimmt viele andere, die es viel besser können. Es ist erst einmal nur ein Versuch.
6. Der Zeitaufwand ist mir bewusst, daher siehe auch 1., 4. und 5.

Trotzdem, danke für den Hinweis.
Es ist immer gut, so etwas von einem Erfahrenen zu hören, um nicht der Naivität zu verfallen, es wäre alles kein Problem.

Leider kann ich nur mit Office 2007 die Datenbank erstellen. Die erste Datei brachte aber Access mit schwerem Ausnahmefehler auf zwei Office 2003-PCs zum Absturz. Anschließend habe ich noch einmal von vorne begonnen. Bei der zweiten Version war das gleiche Problem. Reparieren funktionierte nicht. Ich vermute, dass das Speichern von Access 2007 in 2003-Format in Verbindung mit bestimmten Formatierungen oder VBA-Codes nicht 100%ig kompatibel zu Access 2003 ist.

Aus Zeit- und nervlichen Gründen muss ich also leider sagen, dass ich mit meiner Mitteln nicht weiterhelfen kann. Sorry.

Hallo,

ich bin neu hier.

GTD, ZTD etc. kenne ich erst seit ca. 1-2 Monaten. Ich bin begeistert, auch wenn es bei mir noch nicht rund läuft.

Ich habe vor nach und nach in Access eine GTD-Verwaltung aufzubauen und schrittweise zu verbessern.

Daher erstmal die grundsätzliche Frage: Wer hat Interesse an einem solchen Projekt?

Damit Ihr wisst wie das Ziel aussieht, hier eine kurze Beschreibung des aktuellen Plans:
- Grundsätzlich habe ich beschlossen einfach anzufangen und es dann Schrittweise zu verbessern.
- Da ich aber weiss, wie wichtig die Datenstruktur ist, nehme ich mir momentan erstmal Zeit diese zu "designen". Wenn man das nicht macht, besteht die Gefahr das nach zuviel Änderungen das ganze System so verkorkst ist, das man es wegwerfen und neu anfangen kann.
- Ob es 100% GTD-Konform wird, weiss ich noch nicht.
- es soll einfach zu bedienen sein
- es soll verständlich / übersichtlich werden
- es soll felxibel sein und viele Möglichkeiten bieten, d.h. evtl. ein paar Datenfelder zuviel haben, die man dann ggf. nicht benutzt.
- es soll in irgendeiner Form möglich sein, "büro" und/oder "zuhause" zuzuordnen bzw. das was man sieht, entsprechend einzuschränken.
- zweisprachig möchte ich das ganze nicht unbedingt machen. Geplant ist nur "deutsch". Wenn englisch unbedingt sein muss, könnte ich das auf Wunsch später noch hinzufügen. Im Prinzip ist das einfach: man merkt sich die Einstellung "deutsch" oder "englisch" in einer Tabelle und alle Formulare fragen beim öffnen die Einstellung ab und passen ihre Beschriftungen entsprechend an. Die Fummelei möchte ich mir nach Möglichkeit erstmal ersparen.

Unklar ist noch:
- ob man nur GTD d.h. reine "Aufgaben" etc. verwalten soll oder auch Informationen vom Typ "Notizen" oder "Wissen" irgendwie ablegen können soll
- ... ich werde die Liste später ergänzen. Mir fällt spontan nichts mehr ein.

Was man mit Access noch machen könnte:
- man kann mit Access Mails per smtp verschicken. Evtl. könnte man das zu einem viel späteren Zeitpunkt noch irgendwie einbauen. (Ich habe das schonmal gemacht.) Dazu muss man nur eine dll in den Windows-Ordner legen und die dll registrieren (ist nicht schwer). D.h. ich würde es nur für Windows-Systeme einbaueen.
- es eine Empfehlung gibt zum Thema "Access und Bilder": man soll Bilder nicht direkt in einer Access-Datenbank speichern, weil diese sonst zu träge wird. Die Empfehlung lautet: Bilder in einem Ordner speichern und sich im Access dann den Pfad (und Dateinamen) von den Bildern merken. Das habe ich auch schonmal gemacht. Dabei gab es das Problem, das ich zuhause die Bilder an einem anderen Ort liegen hatte, als auf der Arbeit. Habe ich gelöst mit je einer Abfrage für "zuhause" und "büro", die den Pfad angepasst hat. Ob man Bilder speichern will und kann weiss ich nicht.
- Filter sind eine super Möglichkeit. Das kann evtl. nützlich sein: Z.B. lässt man sich in einem Formular auf der linken Seite eine komplette Liste anzeigen. Auf der rechten Seite oder unten schafft man die Möglichkeit Kriterien einzugeben, nach denen die Liste gefiltert wird. So könnte man sich z.B. "alle offenen Projekte" oder einen bestimmten Kontext anzeigen lassen. Man kann alle Möglichkeiten kombinieren!

Falls interesse besteht, würde ich hier in unregelmässigen Abständen Informationen bereitstellen.

Evtl. findet sich ja noch der ein oder andere gleichgesinnte, für den das dann auch "passt".


Frank L

Quoted from "FrankL"

Hallo,

[..]
- es eine Empfehlung gibt zum Thema "Access und Bilder": man soll Bilder nicht direkt in einer Access-Datenbank speichern, weil diese sonst zu träge wird. Die Empfehlung lautet: Bilder in einem Ordner speichern und sich im Access dann den Pfad (und Dateinamen) von den Bildern merken. Das habe ich auch schonmal gemacht. Dabei gab es das Problem, das ich zuhause die Bilder an einem anderen Ort liegen hatte, als auf der Arbeit. Habe ich gelöst mit je einer Abfrage für "zuhause" und "büro", die den Pfad angepasst hat. Ob man Bilder speichern will und kann weiss ich nicht.
[..]

Hallo Frank,

ich habe für die Arbeit zwei Anwendungen geschrieben, bei denen für jeden "Vorgang" verschiedene Dateien (E-Mails, Word-Dokumente, etc.) anfallen. Ich habe das so gelöst, dass es für jeden "Vorgang" eine Vorgangsnummer gibt und einen korrespondierenden gleichnamigen Ordner in einem bestimmten Verzeichnispfad. In einem Formular weise ich dann per Hyperlink-Eigenschaft einem Bezeichnungsfeld den Hyperlink auf den Ordner zu, so dass er sich im Explorer öffnen lässt. Vielleicht wäre das ja eine Variante für deine GTD-Access-Anwendung.

Thomas

Hallo Thomas,

danke für Deine Antwort.

Ja, das ist eine Gute Idee.

Meine Grundsätzliche Idee war eigentlich erst einmal zu fragen, ob es noch Leute gibt, die "mitmachen" und evtl. später Verwendung für die Datenbank haben könnten, wenn sie gut genug wird.


viele Grüsse,
Frank

Grundsätzlich bin ich interessiert und habe mich auch schon an einigen Prototypen versucht.
Allerdings gibt es manchmal Tage, an denen ich mich kaum um die Datenbank kümmern könnte.
Daher kann es vorkommen, dass ich nicht zeitnah antworte.
Ich verstehe es aber natürlich, wenn Du lieber eine "sichere" und verlässlichere Unterstützung haben möchtest.
Meinen letzten DB-Versuch könnte ich Dir zukommen lassen, den Du selbstverständlich ignorieren kannst. Die DB ist aber 500kb groß.
Würdest Du die DB in 2003 oder 2007 speichern?

Hallo Cig,

ich speichere die DB im 2003er Format (im Zweifel in der älteren Version, damit andere auch mit der DB arbeiten können).

Ich habe hier (http://office.microsoft.com/de-at/access/HA102308221031.aspx) was gefunden, worauf man achten muss, wenn man ein "downgrade" machen möchte. Ich habe das so verstanden, das man eine in Access 2007 erstellte DB im Format von Access 2002/2003 oder Access 2000 speichern kann, wenn man bestimmte Bedingungen einhält.


Ich freue mich über Deine Unterstützung.


Ich denke, das ich nächste Woche Zeit zum weitermachen haben werde.

Momentan überlege ich noch hin und her mit der Datenstruktur.
Zur Zeit bevorzuge ich:

- Tabelle Projekt (enthält Liste von unterprojekten)
- Tabelle Unterprojekt (enthält Liste von Aufgaben)
- Tabelle Aufgabe (kann nächste Schritte enthalten, eine Aufgabe kann aber auch selber der nächste Schritt sein und kein Unterelement haben
- Tabelle naechsteSchritte

Der Dreh- und Angelpunkte meiner Betrachtungsweise sind die Aufgaben: Ich habe Aufgaben, die zu erledigen sind. Diese sollen zuerst eingegeben werden. Anschliessen können die Aufgaben zugeordnet bzw. in Schritte zerlegt werden.

Dann gibt es noch die Tabelle "Kontext", in der die Kontexte aufgelistet werden. Die Kontexte können den Aufgaben und den naechstenSchritten zugrordnet werden.

Für Projekte und Unterprojekte wird es jeweils ein Element "noch nicht zugeordnet" geben das nach Eingabe einer Aufgabe automatisch zugeordnet wird und ein Element "ohne Projekt" um einzelne Aufgaben, die kein Projekt haben zu sammeln.

Ich hatte zuerst überlegt, es zu ermöglichen das die Aufgaben keine Elternelemente haben müssen. Das habe ich aber verworfen.

Und dann ist da noch die "Zeit": Sie kann verschiedene Ausprägungen haben: ein festes Datum,
evtl. mit Uhrzeit, einen Monat, ein Jahr, "naechste Woche",
"uebernaechste Woche", einen Wochentag (Mo, Di, Mi, ...), ...

Es gibt 2 Arten von "Zeit": Ein "Datum an dem etwas gemacht wird" oder ein "Datum für die Wiedervorlage".


Das war so auf die schnelle das, was mich zur Zeit beschäftigt.

Ich habe noch ein paar kleinere Sachen vergessen, dazu später mehr.


viele Grüsse,
Frank

Hallo Frank,

könnten auch eine Projekt- und eine Aufgabenliste reichen?
Ich habe bisher noch nicht mit Unterprojekten gearbeitet, kann es daher also auch nicht wirklich beurteilen.

Um die NA-Liste zu sparen, könnte eine von dem Projekt zugeordneten Aufgaben mit einem Haken für NA versehen werden.
Dann gibt es nur noch eine SQL-Abfrage mit "NA = yes" für ein Endlosformular, das die NA-Liste ergibt.

Eine Kontextliste ist gut, eine Statusliste (Erledigt, in Bearbeitung, Nicht begonnen, usw.) vielleicht auch.

Was sagt denn Lily zu unserer Diskussion?
Auf der einen Seite ist sie sehr speziell und kann teilweise in die Access-Bedienung rutschen. Dann wäre ein Austausch über PN vielleicht besser, weil das dann kaum noch etwas mit GTD zu tun hat.
Andererseits bekommen dann andere Interessierte nichts mit und können ihre Ideen nicht beisteuern. Schließlich soll die Datenbank ja für alle da sein und das wäre sie nicht, wenn nur das Endprodukt veröffentlicht wird.
Oder Lily lässt uns einfach wurschteln und wenn es zu sehr ins Off Topic abdriftet, werden wir wieder zurechtgerückt.

Viele Grüße und gute Nacht.
[Edit: Leerzeilen eingefügt]

Hallo Cig,

Ich habe die "Unterprojekte" in mein gedankliches Modell eingefügt, weil ich die auf der einen Seite die Möglichkeit haben möchte Aufgaben, die zusammengehören zu gruppieren (Projekt), auf der anderen Seite soll aber auch die Möglichkeit bestehen sehr große Brocken weiter in kleinere Pakete zu zerlegen, die dann auch tatsächlich erledigt werden können.

So könnte man das Projekt "Keller aufräumen" z.B. in die Unterprojekte "entrümpeln", "Sperrmüll machen" und "neues Regal kaufen und aufstellen" zerlegen.

Das Wort "Unterprojekt" finde ich nicht perfekt. Mir ist bisher aber kein besseres eingefallen.

Hinter allem steckt immer der Gedanke das man sich zwar viele Möglichkeiten offenhält, aber diese nicht nutzen muss. Normalerweise möchte ich nur die Aufgaben erfassen und prozessieren und hier auch nur die absolut notwendigen Dinge eingeben müssen. Wenn der Zwang besteht für jede Aufgabe überflüssiges einzugeben, macht das keinen Spass und man wird es nicht lange benutzen.

Frank

Hallo Cig,

ja, natürlich reichen auch eine Projekt und eine Aufgabenliste.

Quoted

Um die NA-Liste zu sparen, könnte eine von dem Projekt zugeordneten Aufgaben mit einem Haken für NA versehen werden.
Dann gibt es nur noch eine SQL-Abfrage mit "NA = yes" für ein Endlosformular, das die NA-Liste ergibt.

Wenn man die NAs mit einem Haken versieht, kann man die Aufgabe nicht mehr so einfach in NAs zerlegen. Ob man das mit einem technischen Kniff irgendwie doch hinbekommen könnte, darüber habe ich noch nicht nachgedacht. Das ist eine interessante Idee.

Quoted

Eine Kontextliste ist gut, eine Statusliste (Erledigt, in Bearbeitung, Nicht begonnen, usw.) vielleicht auch.

Du hast wahrscheinlich das Hauptproblem getroffen: Um den Überblick behalten zu können, muss man die ganzen Aufgaben/Projekte aus verschiedenene Perspektiven betrachten können, nach Kontexten, nach Status, dann ist da noch die Zeitschiene (und die gleich doppelt: Kalender und Wiedervorlage) und natürlich auch nach Projekten oder auch nach Zuhause/Büro.

Wenn ich da drüber nachdenke, raucht mir immer gleich der Kopf

Was dann Spaß macht, ist wenn Leute wie Du kommen und nachfragen, Ideen beisteuern und auch mal was in Frage stellen (ein dickes DANKE, brauchst aber nicht gleich rot zu werden). Das lässt mich einiges klarer sehen und hilft einige Knoten im Kopf wieder aufzulösen.

Quoted

Was sagt denn Lily zu unserer Diskussion?
Auf der einen Seite ist sie sehr speziell und kann teilweise in die Access-Bedienung rutschen. Dann wäre ein Austausch über PN vielleicht besser, weil das dann kaum noch etwas mit GTD zu tun hat.
Andererseits bekommen dann andere Interessierte nichts mit und können ihre Ideen nicht beisteuern. Schließlich soll die Datenbank ja für alle da sein und das wäre sie nicht, wenn nur das Endprodukt veröffentlicht wird.
Oder Lily lässt uns einfach wurschteln und wenn es zu sehr ins Off Topic abdriftet, werden wir wieder zurechtgerückt.

Bevor ich die Diskussion hier angestossen habe, hatte ich überlegt ob ich einen neuen Thread aufmache oder mich an diesen hier ("GTD mit Access") hinten dranhänge. So reizvoll es gewesen wäre einen eigenen Thread zu haben, irgendwie finde ich es gehört hierhin.

Die "technische Diskussion" finde ich sehr wichtig. Ich versuche nicht in die Details von Access zu gehen. Das gehört hier auch nicht hin. Auf der anderen Seite sollen die Mitleser mit Informationen zum Workflow versorgt werden.

Und zu guter letzt möchte ich als relativ neuer GTD'ler, wenn mal etwas nicht nach GTD läuft oder zu kompliziert ist, auch gerne zurechtgerückt werden.

Wenn wirklich Off Topic nötig wird, könnte man ja einen zweiten Thread aufmachen und im Namen angeben das es um technische Details geht. Wer im Board "Umsetzung mit Elektronik" liest, muss m.E. auch mal damit rechnen das es nicht nur um die Kernpunkte von GTD geht sondern auch darum, wie man GTD mit Elektronik umsetzen kann.

Ob das so in in Ordnung ist, entscheidet natürlich letztendlich unsere Lily .


Frank

Zwischendurch habe ich einiges mit Access ausprobiert.

Für die Projekte habe ich mehrere Filter und Sortierungen angelegt.
Mit einem Klick auf die ID-Nummer öffnet sich die Detailansicht des Projektes, in der auch die Projektaufgaben aufgelistet sind.
Einer Aufgabe kann per Haken die Eigenschaft NA gegeben werden. Alle NAs werden über eine Abfrage in einer eigenen Liste angezeigt.

Alles ist also recht einfach gehalten.

Bisher habe ich alle Projekte in Outlook geführt. Das ist zwar nur beschränkt möglich. Aber mit Access habe ich nach einigen Versuchen keine echten Vorteile bemerkt.
Im Gegenteil: da ich die Formulare anpassen kann und diverse Funktionen mit VBA erstellen kann, verführt es mich zum ständigen "Nachbessern" (Herumspielen?).

Außerdem fehlt mir die Drag'n'drop-Funktion. Das geht sicherlich auch irgendwie mit Access, bedeutet aber wieder mehr Aufwand.

Bei mir ist eine Access 2003-Datenbank, die mit 2007 erstellt wurde, nicht stabil. Nach spätestens 1-2 Stunden erscheinen wilde Fehlermeldungen. Die gleiche Datenbank in 2007-Format ist ok.

Ich bin natürlich gerne bereit zu helfen, wenn es möglich ist. Eine Access-Datenbank werde ich aber wohl nicht nutzen.