Sonntag, 27. Mai 2018, 15:28 UTC+2

Sie sind nicht angemeldet.

  • Anmelden
  • Registrieren

cig

Meister

Registrierungsdatum: 6. März 2009

Beiträge: 512

1

Montag, 3. August 2015, 07:05

unterschiedliche Projekte griffbereit

Hallo,
auch wenn derzeit nicht so viel geschrieben wird, schicke ich trotzdem mal eine Frage in die Runde:
Wo legt Ihr Projekte ab, um einfach und schnell darauf zugreifen zu können?

Beim Durchzählen komme ich heute auf 36 Projekte, die sich teilweise unterscheiden.
- Laufzeit mehrere Jahre, also mehrere Projektblätter
- eine Aufgabe bis Freitag erledigen
- viele Dokumente, z.B. Unterlagen und Formulare für eine Weiterbildung
- nur eine Notiz, z.B. alle acht Wochen Pflanzen gießen

Ich möchte aber nicht mehrere Orte haben, an denen die Projekte liegen.
Bei mir müssen alle Projekte einen Termin haben = WV, weil ich mich sonst nicht mehr darum kümmere.

Bekommen bei Euch alle Projekte eine Mappe, auch nur einzelne Notizen?
Werden bei Euch alle Dokumente eingescannt, die dann in einem Projektverzeichnis liegen?
Habt Ihr mehrere Orte, z.B. Atoma für einen Zettel, Mappe für mehrere?
Benutzt Ihr eine Software, in der Ihr eintragt, welches Projekt wo liegt?

Jochen

Fortgeschrittener

Registrierungsdatum: 13. Juli 2009

Beiträge: 101

2

Montag, 3. August 2015, 08:14

Für Projekte die zwingend irgend welche Papierunterlagen brauchen habe ich eine Handvoll solcher Mappen griffbereit: http://www.amazon.de/Leitz-Projektmappe-…/dp/B002ZY00VI/

Ansonsten habe ich alles digital - Projektunterlagen, -listen usw. in Evernote. Für regelmäßigen Haushaltskram (wie Blumen gießen, aber auch alles andere was in der Wohnung zu erledigen ist) habe ich eine Android-App (ChoreChecklist) auf dem Tablet, ebenso mehrere Einkaufslisten, nach Orten getrennt (Supermarkt, Bekleidungsgeschäft usw.) - die synchronisieren automatisch mit dem Smartphone so dass ich sie unterwegs immer dabei habe.

Wiedervorlagen lassen sich in Evernote einrichten, bei der Haushaltsliste werden Aufgaben automatisch täglich, wöchentlich, monatlich... je nach dem, als "fällig' orange bzw. "überfällig" rot markiert, und bei den Einkaufslisten bleibt alles noch nicht gekaufte sichtbar - ist also dauernd "wieder vorgelegt" bis es abgehakt wird.

Stampfa

Profi

Registrierungsdatum: 8. März 2009

Beiträge: 379

3

Montag, 3. August 2015, 12:53

Hallo cig,

ich habe im Atoma zwei Register (1. privat/Studium und 2. geschäftlich). In jedem Register gibt es eine Projektliste und pro Projekt ein Projektblatt.

Bei Projekten mit Fälligkeitsdatum schreibe ich "bis DD.MM." dazu. Sobald das Projekt in absehbarer Zeit fällig wird, markiere ich das Datum mit einem gelben Leuchtmarker. Da ich nur echte Deadlines notiere und davon nur wenige habe, bleibt es übersichtlich.

Informationen zu den Projekten kommen je nach Info:
  • aufs Projektblatt
    (häufig einzelne Notizen, Stichwörter, "denk an dies und jenes" und sowas)
  • als eigener Zettel hinter das Projektblatt
    (meist Übersichtsblätter, Checklisten, o. ä.)
  • in Evernote
    (alles mögliche für Vielleicht Irgendwann, mal ausprobieren, mal lesen, "brauch ich vielleicht noch mal" oder auch Unterlagen, die ich einfach langfristig haben möchte)
  • oder im Dateiverzeichnis (per Git oder ownCloud)
    (in der Regel Quellcode, Dokumentationen, Vorlesungsunterlagen und Sachen, wo andere mit dran arbeiten)
Ich habe zum Glück kaum Unterlagen, die ich nicht digitalisieren kann. Das sind dann meistens Bücher oder Skripte (für Vorlesungen), die nicht als PDF oder eBook angeboten werden. Die liegen dann auf meinem Schreibtisch oder im Regal.

Warum möchtest du alles an einem Ort (egal ob physisch oder digital) haben? Das finde ich gerade bei sehr unterschiedlichen Projekten schwierig.

Viele Grüße
Sven
GTD gelesen 01/09 - in Umetzung seit: 11/10 - Atoma DinA4 mit eigenem Locher

cig

Meister

Registrierungsdatum: 6. März 2009

Beiträge: 512

4

Dienstag, 4. August 2015, 07:26

Danke für die schnellen Antworten.
Ansonsten habe ich alles digital
D.h., dass Du entweder auswendig weiß, welche Unterlagen in den Mappen liegen. (Dafür reicht meine Kopfleistung nicht aus.)
Oder Du machst Dir eine "digitale" Notiz, wo Du welche Dokumente findest. (Da fehlt mir die Disziplin. Aber vielleicht ist dieser Mischbetrieb keine schlechte Idee.)
und bei den Einkaufslisten bleibt alles noch nicht gekaufte
sichtbar - ist also dauernd "wieder vorgelegt" bis es abgehakt wird
Oh, das ist geschickt. Das könnte man auch für Unterprojekte oder Projektschritte nutzen.
Informationen zu den Projekten kommen je nach Info: ...
Vermutlich wäre das bei mir zu fehleranfällig. Ich könnte leicht vergessen und übersehen, wo sich noch Informationen befinden.
Warum möchtest du alles an einem Ort (egal ob physisch oder digital) haben?
Gute Frage. Spontan sage ich, dass es zu viel ist. Je mehr Orte ich habe, desto weniger überblicke ich es. "Es" sind bei mir viele verschiedene Vorgänge, die nichts miteinander zu tun haben. Vielleicht bin ich aber auch bequem und nicht mehr ganz so flexibel wie vor 10 Jahren.

Jochen

Fortgeschrittener

Registrierungsdatum: 13. Juli 2009

Beiträge: 101

5

Dienstag, 4. August 2015, 08:30

D.h., dass Du entweder auswendig weiß, welche Unterlagen in den Mappen liegen. (Dafür reicht meine Kopfleistung nicht aus.)
Oder Du machst Dir eine "digitale" Notiz, wo Du welche Dokumente findest. (Da fehlt mir die Disziplin. Aber vielleicht ist dieser Mischbetrieb keine schlechte Idee.)

Ersteres. Es kommt sehr selten vor - ist dann in der Regel irgend ein Dokument das ein Kunde wieder zurückbekommen möchte, oder ein Gegenstand (letztes Jahr hatte ich zwei Mülltonnen im Büro für ein Projekt, die waren zu groß für die Mappen, aber ich brauchte auch keine Notiz um ihre Existenz nicht zu vergessen :-D)
Wenn an der entpsrechenden Stelle (rechts im Regal) eine Mappe liegt, mit Projektnamen beschriftet, habe ich zumindest im Auge, dass da etwas ist. Was das ist, ist fast immer völlig logisch und ergibt sich aus dem Projekt selbst.

Zitat

Oh, das ist geschickt. Das könnte man auch für Unterprojekte oder Projektschritte nutzen.

Sehr praktischer Suchalgorithmus bei Evernote: "todo:false" - listet alle Notizen mit noch nicht abgehakten Checkboxen auf. Das nutze ich als gespeicherte Suche für Projektlisten.
(Allgemeiner Tipp für alle Evernote-Nutzer: Befasst euch mal näher mit den erweiterten Suchfunktionen und speichert die für euch nützlichen Kombinationen ab. Probieret und staunet <g>)

Zitat

Ich könnte leicht vergessen und übersehen, wo sich noch Informationen befinden.

Musst sie halt so unterbringen (Physisch: offenes Regal, Digital: Ordner auf dem Computer-Desktop) dass sie nicht aus dem Blickfeld geraten.

Stampfa

Profi

Registrierungsdatum: 8. März 2009

Beiträge: 379

6

Mittwoch, 5. August 2015, 14:58

Gute Frage. Spontan sage ich, dass es zu viel ist. Je mehr Orte ich habe, desto weniger überblicke ich es. "Es" sind bei mir viele verschiedene Vorgänge, die nichts miteinander zu tun haben. Vielleicht bin ich aber auch bequem und nicht mehr ganz so flexibel wie vor 10 Jahren.
Gerade weil die Vorgänge nichts miteinander zu tun haben, muss es meiner Meinung nach nicht an einem Ort sein. Kommt halt drauf an, wie wenig die Projekte wirklich miteinander zu tun haben und wer außer dir noch Zugriff auf die Unterlagen braucht.

Bei mir gibt es z. B. auf der einen Seite "Buchhaltungsunterlagen der Firma A" und auf der anderen Seite "Notizen aus der Vorlesung von letzter Woche" - die haben wirklich nix miteinander zu tun. Sowas muss nicht an einem Ort sein - im Gegenteil, es könnte ja mal ein Betriebsprüfer kommen :)

D.h., dass Du entweder auswendig weiß, welche Unterlagen in den Mappen liegen. (Dafür reicht meine Kopfleistung nicht aus.)
Oder Du machst Dir eine "digitale" Notiz, wo Du welche Dokumente findest. (Da fehlt mir die Disziplin. Aber vielleicht ist dieser Mischbetrieb keine schlechte Idee.)
Ersteres. Es kommt sehr selten vor - ist dann in der Regel irgend ein Dokument das ein Kunde wieder zurückbekommen möchte, oder ein Gegenstand.

Zur Kopfleistung: Ich weiß, welche Art von Information wo liegt. Einen Geschäftsbrief suche ich im entsprechenden Leitz-Ordner, Vorlesungsunterlagen im Dateiverzeichnis, usw. Das ist gut machbar.

Wo genau drückt dir bei deinem jetzigen System der Schuh? Findest du Infos nicht wieder? Vergisst du bei der Erledigung von NAs, dass du bestimmte Sachen schon hast? Gibt ja viele Möglichkeiten :)
GTD gelesen 01/09 - in Umetzung seit: 11/10 - Atoma DinA4 mit eigenem Locher

cig

Meister

Registrierungsdatum: 6. März 2009

Beiträge: 512

7

Mittwoch, 19. August 2015, 21:17

Danke für die Antworten.
Wegen des Urlaubs kommt die Antwort erst jetzt. (Im Urlaub habe ich selbstverständlich keinen Web-Zugriff. ;-) )
Wo genau drückt dir bei deinem jetzigen System der Schuh? Findest du Infos nicht wieder? Vergisst du bei der Erledigung von NAs, dass du bestimmte Sachen schon hast? Gibt ja viele Möglichkeiten :)
Die Projekte beinhalten Mails, Dateien, einzelne Zettel oder auch dicke Dokumente.
Der Anlass kommt entweder per Anruf, persönlich oder per Mail (selten auch als Klebezettel auf meinem Arbeitsplatz).
Die Bearbeitung dauert entweder Jahre, Monate, Wochen oder bis morgen.

Eine zentrale Verwaltung bzw. Aufbewahrung der für Projekte notwendigen Unterlagen wäre hilfreich.
Wenn sich in irgendeinem Projekt etwas ändert, muss ich manchmal suchen, wo ich etwas dazu finde.
Geholfen hat mir die Reaktivierung der Listen für Projekte, NA und Wa, auch wenn das mehr Aufwand bedeutet.
Aber etwas mehr Übersicht für einen schnelleren Zugriff hätte ich schon gerne.

Dieser Beitrag wurde bereits 1 mal editiert, zuletzt von »cig« (19. August 2015, 21:17)


Lily

La Moderatrice

Registrierungsdatum: 6. März 2009

Beiträge: 672

8

Samstag, 29. August 2015, 00:10

Und wenn Du ganz einfach pro Projekt eine Mappe/Ordner/Folie anlegst und diese schlicht durchnummerierst?
La Moderatrice freut sich immer über nette Kleinigkeiten von dieser Liste :love:

cig

Meister

Registrierungsdatum: 6. März 2009

Beiträge: 512

9

Donnerstag, 3. September 2015, 08:22

Ja, wäre möglich. Ich finde sie dann nur nicht wieder.
Mir geht es darum, dass ich gerne einen Ort hätte, in dem ich alle Projekte und Projektunterlagen hätte.
Ein Projekt braucht nur eine Notiz, eines ein Projektblatt, das nächste braucht einen Katalog.
Da ich Aktenordner nicht mehr mag, werde ich vermutlich meine Mappen ausweiten.
Allerdings muss ich darauf achten, dass ich Hinweise zu Dateien und PC-Verzeichnissen konsequent eintrage. Denn ausdrucken werde ich die Dateien ganz sicher nicht, nur damit ich sie in Mappen stecken kann. ;-)

Picarry

Anfänger

Registrierungsdatum: 24. August 2015

Beiträge: 4

10

Donnerstag, 3. September 2015, 15:10

Kann man den Ordnern im PC dann nicht den gleichen Namen geben wie dem dazugehörigen Papierkram/ Mappe?

Danke nochmal an Lilly für die Idee mit der Folie! :thumbsup: Ich wollte immer für kleine Projekte keine Mappe vermehren ;) Ab 2Zettel war Unordnung aber schon vorprogrammiert. Jetzt hab ich die Lösung!

cig

Meister

Registrierungsdatum: 6. März 2009

Beiträge: 512

11

Freitag, 4. September 2015, 20:47

Kann man den Ordnern im PC dann nicht den gleichen Namen geben wie dem dazugehörigen Papierkram/ Mappe?
Ja, mache ich. Allerdings denke ich nicht automatisch daran, dass es dieses Verzeichnis gibt. Also muss ich eine Notiz auf dem Projektblatt hinterlassen. Wäre meine Organisation auf dem PC, würde ich einen Hyperlink eintragen.

Picarry

Anfänger

Registrierungsdatum: 24. August 2015

Beiträge: 4

12

Freitag, 4. September 2015, 23:18

Na dann vielleicht ein"visueller Hyperlink". Eine farbige Markierung auf der Mappe eines Projekts, zu der im Pc noch Material steckt. :D

Jochen

Fortgeschrittener

Registrierungsdatum: 13. Juli 2009

Beiträge: 101

13

Samstag, 5. September 2015, 09:36

Endlich: Ein Anwendungsfall für die "Google Glass"-Brille: Ein QR-Code auf dem Ordnerrücken, und schon zaubert Google die passenden Dokumente vom PC auf die Brillengläser sobald man den Ordner ansieht :thumbsup:

Stampfa

Profi

Registrierungsdatum: 8. März 2009

Beiträge: 379

14

Samstag, 5. September 2015, 10:30

Ich habe ein mehrmonatiges Projekt im Bereich Google Glass hinter mir. Das Problem beim Scannen mit der Glass ist: Du stehst vor einem Regal mit lauter Barcodes. Die Glass weiß erstmal nicht, welchen Ordner du scannen willst. Also musst du nah genug an den Ordner ran oder den Ordner in die Hand nehmen und vors Auge halten. Alles nicht das wahre.
Ganz zu schweigen davon, dass man auf der Glass fast keine Daten anzeigen kann. Schon gar keine echten Dokumente.

Seit dem Projekt finde ich die Google Glass nicht mehr so prickelnd :whistling: :D
GTD gelesen 01/09 - in Umetzung seit: 11/10 - Atoma DinA4 mit eigenem Locher

Dieser Beitrag wurde bereits 1 mal editiert, zuletzt von »Stampfa« (5. September 2015, 10:30)