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Scampolo

Schüler

Registrierungsdatum: 24. November 2013

Beiträge: 24

1

Sonntag, 26. Januar 2014, 22:45

Take Back Your Life ! Using MS Office Outlook 2007 (Sally McGhee und John Wittry, 2007)

Ich habe ja mal versprochen, vom Buch "Take Back Your Life!" von Sally McGhee und John Wittry aus dem Jahr 2007 zu berichten. Bei einem schnellen "Blick ins Buch" bei Amazon habe ich festgestellt, dass das ganze Werk sehr große Ähnlichkeit mit Michael Linenbergers toller Reihe "Workday Control" aufweist und habe die Lektüre daher voller Spannung begonnen. Hier nun mein kurzes Fazit dazu:

Sally McGhee hat vor vielen Jahren mal mit David Allen zusammengearbeitet, daher finden sich auch sehr viele Kernpunkte von GTD in diesem Buch wieder. Genau wie Michael Linenberger zeigt auch McGhee auf, wie man die Systematik in Outlook übertragen kann. Für begeisterte Linenberger-Leser wie mich war es sehr interessant, den ganzen Themenkomplex jetzt nochmal von jemand anderes erläutert zu bekommen.

Was hat mir gefallen:
Sally McGhee hat einen recht guten Schreibstil, die Umsetzung in Outlook wird nachvollziehbar und fast so detailliert wie bei Linenberger beschrieben. Es waren sogar ein paar neue Tipps dabei, die bei ML fehlen, zum Beispiel wie man zu einer bereits angelegten Outlook-Aufgabe nachträglich noch Mails oder Dokumente hinzufügen kann. Was die Prinzipien "Next Action" und "Inbox Zero" betrifft, ähneln sich die beiden Bücher sehr stark, man könnte fast meinen, der eine hat vom anderen abgeschrieben.

Das hat mir nicht gefallen:
Große Unterschiede gibt es dann allerdings bei der Art und Weise, wie die erfassten Aufgaben in Outlook angezeigt werden sollen. Linenberger setzt hier voll auf die beiden Merkmale STARTDATUM und PRIORITÄT und richtet seine Anzeigevarianten danach aus. Linenberger "warnt" regelrecht davor, Aufgaben direkt in den Kalender zu übertragen. In den Kalender gehören nur echte Termine wie zum Beispiel Meetings. Hier weicht McGhee vollkommen ab! Sie rät dazu, alle erfassten Aufgaben dann als letzten Schritt komplett in den Kalender zu übertragen und sie dann entsprechend zeitgerecht abzuarbeiten. Die Aufgaben werden bei McGhee auch nicht nach Datum und Priorität gruppiert, sondern nach THEMEN (z.B. Projekten).

Fazit:
Ich habe die Lektüre nicht bereut, es war interessant, diesen etwas anderen Ansatz zu lesen. Allerdings überzeugt mich das Linenberger-Konzept in der Praxis doch deutlich mehr. Ich habe es damals als großen Fortschritt empfunden, Aufgaben nicht mehr zu festen Terminen im Kalender stehen zu haben. Wenn ich Aufgabe "A" irgendwann heute erledigen muss dann macht es keinen Sinn, dass Outlook mich ab 9:00 Uhr morgens alle 5 Minuten daran erinnert. Das erzeugt nur unnötigen Stress. Das Buch erhält daher einen schönen Platz in meinem Bücherregal gleich neben den drei Linenbergers, aber reinschauen werde ich wahrscheinlich nicht mehr oft. Ach ja, vielleicht auch nicht ganz unwichtig: Das Buch gibt es nur in Englisch! Auch das eine Gemeinsamkeit mit Workday Control.

Grüße
Scampolo

paper-edv

Schüler

Registrierungsdatum: 2. Oktober 2009

Beiträge: 18

2

Montag, 27. Januar 2014, 11:59

Der Zusammenhang bei TBYL mit dem Kalender kommt daher, dass die meisten Aufgabenlisten für den Tag viel zu umfangreich sind. Ich kann der Liste ja nicht ansehen, wie lange ich für die Bearbeitung brauche. Da kommt der Kalender ins Spiel. Der hat unbestechlich nur 24 Stunden zu vergeben. Ich kann also einzelne Aufgaben zu Terminen umwandeln, wenn sie längern dauern oder mir Aufgabenblöcke eintragen, z.B. für die Bearbeitung von E-Mails, Telefonate usw. So diszipliniere ich mich selbst sehr schnell, einen Tag insgesamt realistisch zu planen und nicht des Abends frustriert vor meinen mal wieder nicht abgearbeiteten Aufgaben zu sitzen. Nicht erledigte Aufgabenlisten erzeugen einen unheimlichen Streß und verstärken oft nur das "Hamsterradgefühl"...

Dieser Beitrag wurde bereits 1 mal editiert, zuletzt von »paper-edv« (27. Januar 2014, 12:00)


sirpa1997

Fortgeschrittener

Registrierungsdatum: 29. Oktober 2009

Beiträge: 137

3

Montag, 27. Januar 2014, 17:20

Da neige ich auch eher zu Linenberger

Hallo zusammen,

aus eigener und benachbarter leidvoller Erfahrung, neige ich da eher zu Linenbergers Tipp, sich nicht den Kalender mit Aufgaben zuzuschmeißen. Wie Scampolo empfand ich es auch als nervig, jeden Tag die gleiche Aufgabe kredenzt zu bekommen, die ich gestern und vorgestern schon nicht geschafft habe oder nicht für bearbeitungswürdig erachtete.

Außerdem hatte es bei meiner Kollegin den Effekt, dass ihr Outlook-Kalender dermaßen übervoll und blockiert war, dass ich sie gar nicht mehr zu echten Terminen/Meetings einladen konnte, was bei uns aber ein wichtiges Arbeitsmittel in einer recht großen und unübersichtlichen Arbeitseinheit ist.
Einzige Lösung wäre es, dafür einen separaten Kalender zu nutzen, aber dann muss man immer hin und her schalten, das behindert die Übersichtlichkeit.

Linenbergers Lösung hat für mich da schon Hand und Fuß, ein praxisnaher Tipp.

Viele Grüße
sirpa1997

Scampolo

Schüler

Registrierungsdatum: 24. November 2013

Beiträge: 24

4

Montag, 27. Januar 2014, 23:41

Hallo paper und sirpa,

ich habe mal ein bisschen drüber nachgedacht, warum ich den Einwand von paper-edv zwar durchaus nachvollziehbar finde, ich aber trotzdem den Übertrag von Aufgaben in den Kalender für mich als unnötig (bzw. sogar lästig) empfinde.

Ich glaube die Lösung liegt darin, dass ich meine Outlook-Aufgaben ziemlich konsequent als "Next Actions" formuliere. Daher bestehen die konkreten Aufgaben, die ich am Tag so abarbeite, meistens aus relativ kurzen Tätigkeiten, für die sich immer wieder eine geeignete Lücke während des Tages findet. Wenn ich ganze Projekte als Aufgaben definiert hätte, an denen ich dann einen halben Tag oder länger sitze, dann wäre die Reservierung von entsprechend großen Zeitblöcken im Kalender sicher sinnvoll. Übrigens rät in diesen Fällen auch Linenberger dazu, Zeiten zu reservieren. Geht ja dann eigentlich auch nicht anders.

Es ist also wie fast immer im Leben: "Welcher Weg ist der richtige?" - "Es kommt drauf an ...".

Grüße
Scampolo