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Dream

Fortgeschrittener

Registrierungsdatum: 9. März 2009

Beiträge: 63

1

Mittwoch, 3. Februar 2010, 12:44

Jubel, neuer PC- welche Ordner braucht Outlook?

Hallo Ihr Mitstreiter gegen die Unordnung
:P

Nach viele Jahren gibts bei uns in der Firma eine neue Kiste (sprich PC) und damit regt sich in mir der Wunsch, Outlooks Ordner den wirklichen Bedürfnissen anzupassen. Mich interesseirt, wie viele Unterordner Ihr als handhabbar betrachtet und auch, wie Ihr mit automatischer Einsortierung arbeitet.

Folgende Arten von Nachrichten und Abhängigkeiten gibt es:
Posteingang
** für Alle Anfragen ans Sekretariat, längere kommen auf die NA- Liste und werden geschoben in den "zu erledigen"- Ordner
! wenn es nicht nur mich betrifft, schwierig, wohin mit Dingen die andere Mitarbeiter auch angucken sollen?

Anmeldungen
** automatisch vorsortiert, arbeite ich bei Bedarf en bloc ab, gute Lösung!

Infos, die CC reinkommen
** übel, eigentlich "erledigt", bis jemand nach der Mail fragt, dann geht die Suche los :whistling: oder aber in der Mail steht, dass Z einen Auftrag hat, wenn ichs in "warten auf" schibe, weiss ich, aha mal nachfragen, andererseits vermüllt "warten auf" wenn es Platzhalter wird für so Vieles.

Irgendwie sollte man eine "Flugkarte" haben mit allen Projekten die bei Bedarf verschwindet...gg...eine Excelliste vielleicht?

Gerne warte ich auf die Inputs und hoffe wir finden eine ideale Lösung.

:D

Registrierungsdatum: 29. Mai 2009

Beiträge: 24

2

Mittwoch, 3. Februar 2010, 19:35

Ich habe die Ordner nach den verschiedenen Firmen, Bereichen/Abteilungen oder auch meinen Belangen (z.B. Versicherung, Bank etc.) benannt.

Sofern eine Aktion ansteht, speichere ich die Email mit einer Notiz als Aufgabe oder Termin ab und lasse mich rechtzeitig erinnern.

Die Original-Email wandert in den entsprechenden Ablage-Ordner, z.B. Firma XYZ, Ablage Versicherung etc. und wird von mir dort leicht wiedergefunden.
Sofern es z.B. mehrere Versicherungen gibt, habe ich Unterordner mit den entsprechenden Namen der Versicherungsfirmen eingerichtet.

Bis zur Erinnerung habe ich die Email auch erst mal "aus den Füßen" und kann mich auf andere Dinge konzentrieren.

Klappt bei mir gut und nichts geht verloren.

Manche Emails lasse ich per Filter sofort in ihren Bestimmungsordner wandern, das mache ich allerdings nur bei Newslettern oder sonstigen nicht so wichtigen Emails, die getrost auch einige Tage warten können.
Liebe Grüße :D

Miscellaneous

Dieser Beitrag wurde bereits 3 mal editiert, zuletzt von »Miscellaneous« (3. Februar 2010, 19:40)


schlesix

Fortgeschrittener

Registrierungsdatum: 6. Juli 2009

Beiträge: 109

3

Mittwoch, 3. Februar 2010, 20:59

Hallo Dream,

da du im Forum "GTD: Funktionsweise und Umsetzung" postet, gehe ich mal davon aus, dass du GTD nutzt. Ich auch ;)

Ich habe im Posteingang einen Unterordner: Archiv. Was ich beim Postkorb-Leeren nicht sofort erledige (Zwei-Minuten-Regel), verwandele ich in eine Aufgabe. Die Aufgaben werden dann mit einer Statusinformation für den Kontext versehen (ich mache das nicht ganz nach der reinen Lehre, sondern habe in mein Aufgabenformular ein benutzerdefiniertes Feld eingebaut, dass über ein Zwei-Zeichen-Kürzel die Kontexte Next Action, Waiting for, Someday/Maybe und Reference speichert (die filtere ich dann über Ansichten, so dass ich mir z. B. alle Warten-Auf-Actions auf einen Blick anzeigen lassen kann). Zusätzlich werden die Aufgaben noch mit geeigneten Kategorien versehen, die eine zweite "Kontext-Ebene"/Tags abbilden. Projekte ("Projektköpfe") führe ich ebenfalls als Aufgabe, auch hier gibt es ein eigenes benutzerdefiniertes Feld, um sie zu kennzeichnen und zu filtern.

Den Ordner "Archiv" leere ich dann periodisch in eine Outlook-Archivdatei (eine neue für jedes Jahr).

Früher habe ich auch mal mehrere Unterordner im Posteingang gehabt, doch seit dem Umstieg auf GTD hat sich das als nicht weiter sinnvoll erwiesen. Wenn ich etwas suche, benutze ich halt die Suchfunktion on Outlook.

Gruß
Thomas

Dream

Fortgeschrittener

Registrierungsdatum: 9. März 2009

Beiträge: 63

4

Montag, 8. Februar 2010, 12:32

Danke für eure Antworten! Nun, wenn noch andere Mitarbeiter mitlesen, geht das eher wenn das Zeug im Eingangskorb liegt, was aber gegen das GTD- Prinzip verstösst. Welche Parameter machen GTD zu GTD? Bei mir gibts "warten auf", eine Liste mit Projekten und die Liste mit den NAs, welche ich mit einigen für mich herausgearbeiteten Regeln (inspiriert von Autofocus) anpacke.

Im "Einfach organisiert!" Newsletter dieses Monats gibts noch einen Vorschlag für die Mails: Einteilung nach "Post heute" und "Post erledigt", was dem Ganzen aber wieder die zeitliche Einteilung überstülpt.

Wer mit einem Screenie einblick geben kann in seinen Mailkorb, trete bitte vor.
:S

schlesix

Fortgeschrittener

Registrierungsdatum: 6. Juli 2009

Beiträge: 109

5

Montag, 8. Februar 2010, 21:01

Wer mit einem Screenie einblick geben kann in seinen Mailkorb, trete bitte vor.
:S


Bitte sehr, das ist aber nix Aufregendes zu sehen ;)

[attach]33[/attach]

  • Der Unterordner _in Archiv nimmt die Mails auf, die ich bearbeitet (-> nach Zwei-Minuten-Regel erledigt oder Aufgabe(Next Action/Projekt) erstellt) habe und die in den Archivordner kommen. Das ist ein "Zwischenlager" bis zur wöchentlichen "Endlagerung" in einer externen Archivdatei (PST-Datei). Das ist für den seltenen Fall, dass ich mal von einem anderen Rechner aus auf mein Outlook zugreife, wo ich ja meine Archivdatei nicht zur Hand habe.
  • Der Unterordner Backlog ist üblicherweise leer. Er kommt zum Einsatz, wenn ich mich einige Tage/Wochen nicht um meinen Posteingang gekümmert habe (z. B. im Urlaub). Alle bis zum Zeitpunkt meiner Rückkehr aufgelaufenen Mails im Posteingang verschiebe ich dann komplett in diesen Ordner. Ich arbeite dann die aktuell eingehende Post aus dem Posteingang ab und dann peu a peu den "Rückstand" aus dem Backlog-Ordner.
  • Der Unterordner Spam nimmt Mails auf, die als spamverdächtig gekennzeichnet sind, aber nur mit mittlerer Wahrscheinlichkeit, und daher von mir noch einmal durchgesehen werden

Dream

Fortgeschrittener

Registrierungsdatum: 9. März 2009

Beiträge: 63

6

Dienstag, 9. Februar 2010, 11:23

Hallo Schlesix

Herzlichen Dank für den Einblick, bin gespannt wie du mit den Mails umgehst, die im "warten auf"- Status sind oder zu einem Projekt gehören und mit gewissem Verdachtslevel irgendwann gesucht werden?

Ich überlege derzeit, diese auszudrucken und nach Projekt abzulegen, das Suchen geht mit der Papiervorlage dann einfacher.

abz

Meister

Registrierungsdatum: 8. März 2009

Beiträge: 655

7

Dienstag, 9. Februar 2010, 13:15

Ich überlege derzeit, diese auszudrucken und nach Projekt abzulegen, das Suchen geht mit der Papiervorlage dann einfacher.


Wieso geht das Suchen mit Papier denn einfacher ?(

Bei mir kriegen die das Schlagwort "Wait" zugeordnet (Thunderbird), falls zeitkritisch noch einen Kalendereintrag, ansonsten sehe ich bei der Weekly Review die wartenden Mails durch.

schlesix

Fortgeschrittener

Registrierungsdatum: 6. Juli 2009

Beiträge: 109

8

Dienstag, 9. Februar 2010, 18:42

Hallo Schlesix

Herzlichen Dank für den Einblick, bin gespannt wie du mit den Mails umgehst, die im "warten auf"- Status sind oder zu einem Projekt gehören und mit gewissem Verdachtslevel irgendwann gesucht werden?

Ich überlege derzeit, diese auszudrucken und nach Projekt abzulegen, das Suchen geht mit der Papiervorlage dann einfacher.


Hallo Dream,

es gibt keine "Warten auf"-Mails bei mir, meine GTD-Implementierung basiert auf Outlook-Aufgaben ;)

Meine GTD-Implementierung habe ich hier beschrieben. Wenn E-Mails die Basis deines GTD-Systems bilden sollen, bietet es sich an, mit Unterordnern für die Kontexte und/oder die Outlook-Kategorien zu verwenden.

cwaidner

Schüler

Registrierungsdatum: 14. Oktober 2009

Beiträge: 38

9

Donnerstag, 11. Februar 2010, 22:57

Bei mir sieht das folgendermaßen aus:

Posteingang
+-@Action
+-@Reference
+-@WaitingFor

Die komplette Ablage ist bei mir nach Kunden sortiert.

Ich hatte mein Setup mal etwas ausführlicher hier vorgestellt.
Das Warum-Blog - über das Warum, Musik und Productivity Porn

Dream

Fortgeschrittener

Registrierungsdatum: 9. März 2009

Beiträge: 63

10

Freitag, 19. Februar 2010, 12:08

Die Idee mit den Aufgaben Projekte zu verwalten bringt mir die Übersicht zurück, Danke für die Tipps!
:)

Imkerhonig

Schüler

Registrierungsdatum: 28. Januar 2010

Beiträge: 31

11

Dienstag, 23. Februar 2010, 14:48

@schlesix
Deine Beschreibung der Outlook Implementierung finde ich gut, deckt sich im groben mit der Outlook GTD Implementioerung von nielsken.

Hab nun durch viele User positive Rückmeldung zu GTD + Outlook erfahren und das motiviert einen, doch noch mal Outlook als zentrales System zu nutzen.
Dei Frage die sich mir stellt, wie mache ich es Privat, da man durch Firmennetzwerk nur schwerlich sein Outlook mit dem Privaten synchronisieren kann.

schlesix

Fortgeschrittener

Registrierungsdatum: 6. Juli 2009

Beiträge: 109

12

Dienstag, 23. Februar 2010, 18:38

@schlesix
Deine Beschreibung der Outlook Implementierung finde ich gut, deckt sich im groben mit der Outlook GTD Implementioerung von nielsken.

Hab nun durch viele User positive Rückmeldung zu GTD + Outlook erfahren und das motiviert einen, doch noch mal Outlook als zentrales System zu nutzen.
Dei Frage die sich mir stellt, wie mache ich es Privat, da man durch Firmennetzwerk nur schwerlich sein Outlook mit dem Privaten synchronisieren kann.


Hallo Imkerhonig,

ich pflege zwei getrennte GTD-Systeme, eins für die Arbeit und eins für's Private. Einzig verbindendes Element ist mein DIN-A7-Notizblock, in dem ich abseits meiner Trusted Systems für beide Bereiche notiere, was mir gerade dazu einfällt, und das ich dann in das passende Trusted System übertrage.

Imkerhonig

Schüler

Registrierungsdatum: 28. Januar 2010

Beiträge: 31

13

Dienstag, 23. Februar 2010, 20:36

Ah okay, zwei Systeme.
Hast du das auch schon irgendwo beschrieben? Wenn ja einfach PN mit link senden damit das Thema hier nicht zu sehr zugemüllt wird :D

P.S.: Din-A7 ist aber verdammt klein :D

schlesix

Fortgeschrittener

Registrierungsdatum: 6. Juli 2009

Beiträge: 109

14

Mittwoch, 24. Februar 2010, 17:30

Ah okay, zwei Systeme.
Hast du das auch schon irgendwo beschrieben? Wenn ja einfach PN mit link senden damit das Thema hier nicht zu sehr zugemüllt wird :D

P.S.: Din-A7 ist aber verdammt klein :D


Hallo Imkerhonig,

es gibt keine aktuelle Beschreibung meines privaten GTD-Systems, das sind die Anforderungen auch eher unspektatulär.

Ich benutze da zur Zeit Things in Verbindung mit Things auf dem iPhone (und natürlich den DIN-A7-Notizblock, der in meine Hemdentasche passt ;) ). Ich habe auch testhalber Personal Kanban im Einsatz, zur Zeit in Form von Qanban für meine "Lese-Rückstände". Außerdem beschätigte ich mich gerade damit, in meinen Alltag mehr zielgerichtetes Vorgehen nach Stephen Covey einzubringen.

Imkerhonig

Schüler

Registrierungsdatum: 28. Januar 2010

Beiträge: 31

15

Mittwoch, 24. Februar 2010, 21:23

Grrr... immer diese Apple User ;)
Things würde ich gerne mal probieren, aber dafür kaufe ich mir keinen Mac! :)

Personal Kanban zuhause wäre sicherlich mal eine Alternative. Speziell wenn es um "Tasks" geht, die etwas länger benötigen hilft es der visualisierung, wo man sich Lesetechnisch befindet. Event. wäre Kanban für mich privat sogar viel einfacher und besser, da die Tasks sich oftmals auf Besorgungen und kleinere Projekte beziehen. Ich könnte dann für alltägliche Aufgaben eine Backlog anlegen und dann jeweils für die kleineren Projekte.

Das müsste ich mal testen plus die Outlook Integration wie im PDF :)
Die größte Hürde ist wohl erstmal die Zeit zu finden, es umzusetzen .D

schlesix

Fortgeschrittener

Registrierungsdatum: 6. Juli 2009

Beiträge: 109

16

Mittwoch, 24. Februar 2010, 22:27

Grrr... immer diese Apple User ;)
Things würde ich gerne mal probieren, aber dafür kaufe ich mir keinen Mac! :)


Musst du nicht ;)

Vielleicht möchtest du dir mal Tracks ansehen, hier gibt es einen Windows-Installer.

Dream

Fortgeschrittener

Registrierungsdatum: 9. März 2009

Beiträge: 63

17

Freitag, 4. Oktober 2013, 12:58

Aus aktuellem Anlass kann ich den Thread ergänzen, mit folgender Mess stiess ich ans Limit:
(A- sind Absender der Mails, B Chefabteilung)
A - Projekt Schulung, braucht ein Dokument
B- Info, Prospekte sind unterwegs
C- Mailverkehr mit Kunde Y, der noch eine Rechnung bekommt, aber nur eine nicht mehr gültige Adresse im System bei mir
B- Info mit Anweisungen für eine Webseite, gehört auskommentiert und ergänzt in die Arbeitsdokumentation
B- Info an Partner M, B im Urlaub, ich sei verfügbar
D- weitergeleitete Anfrage für einen Anlass
E- Kunde P informiert er melde sich dann für Kursbesuche
B- andere Anfrage für den Anlass, beantwortet (trotz Urlaub)
F- Anfrage für eine Privatstunde
G- fehlt in Kursen und will nachholen
H- hat für den Anlass ein Kleid und will es verkaufen
I- will wieder in Tanzkurse einsteigen ab einem gewissen Niveau, braucht Auskunft dazu
J- will Auskunft wegen Leuten die in seinem Kurs nicht erschienen sind
D- weitergeleitete Anfrage für den Anlass

Dazu noch 4-5 allgemeinere Infomails und mit 33 Mails war mein System kurz ausser Kraft gesetzt. Wie behandelt ihr sowas, mit oder ohne GTD? Sorry für die Anonymsierung ich hoffe ihr könnt es soweit nachvollziehen...unterdessen ist die Mess beseitigt, ich würde einfach gerne sehen wie ihr allgemein damit umgeht.