Dinge geregelt kriegen

Hallo Gabriel,

willkommen im Forum. Dass du Fragen hast, obwohl du das Buch verstanden hast, finde ich normal. GTD ist ja nur eine Methode, die Wahl der Werkzeuge ist frei. Und da geht es für viele dann schon los.

Erst mal eine Frage von mir: Was machst du mit den post-its? Ich habe das Buch nicht 100%ig im Kopf, ich hab keine Vorstellung, wofür die post-its dienen.

Und noch eine Frage: Welche Details willst du ggf. durch Fotos erläutern?

Zu deinen Fragen: Ich beschreibe dir mal grob, wie ich das vom Werkzeug her mache.

Eingangskörbe
Warum hast du drei Eingangskörbe? Oder sind zwei davon etwas anderes? Ich habe beruflich einen für Papier (Post oder intern), einen für E-Mail (inbox). Und fertig. Keine Mailbox, kein Anrufbeantworter, kein Diktiergerät. Jeden Eingangskorb muss man leeren. Weniger ist besser.

Listen
Es ist wurscht, ob du die Listen auf Papier oder elektronisch führst. Hauptsache du führst sie und du pflegst sie regelmäßig. Da hilft ein Werkzeug, das dir (=DIR) Spaß macht. Papier hat den Vorteil, dass man sofort loslegen kann. Bei der Elektronik gibt es Spielkinder, die mehr Zeit damit verbringen, nach "dem" Programm oder "der" App zu suchen als damit, GTD umzusetzen und anzuwenden. Aber gut, jedem sein Hobby. Auch die Papierfraktion vertüddelt sich manchmal in schönen Notizbüchern.

Ich persönlich liebe mein Atoma-Notizbuch. Es verbindet die Vorteile eines Ringbuchs (Seiten einsortieren, umsortieren) mit den Vorteilen eines Kolleg-Blocks (vollständig umschlagbar und damit platzsparend, flache Mechanik und damit bequemes schreiben auf der linken Seite). Papier ist mein Ding. Ich bin ein Kritzler und Skizzierer. Bevor ich Atoma entdeckte, habe ich jahrelang Kollegblocks benützt, schon vor GTD. Elektronik habe ich vor Jahren in Form eines Palm ausprobiert, Katastrophe - aus den Augen, aus dem Sinn...

DAs berühmte Kontextlisten habe ich so gut wie nicht. Neben meiner NA-Liste habe ich einen Einkaufszettel. Und zeitweise führe ich Listen für bestimmte Orte, wenn es Dinge gibt, die ich nur dort erledigen kann. Das ist projektabhängig. Für regelmäßige Besprechungen ist meine "Liste" aber eine Classei-Mappe, da werfe ich einen Zettel mit nem Stichwort rein, damit ich das bei der Besprechung dann nicht vergesse. Oder beim verfassen meiner Tagesordnungspunkte. Aber Listen "am Telefon" oder "am Computer" führe ich nicht, das ist alles in meiner NA-Liste bunt gemischt, maximal durch Kürzel unterschieden. Telefon und Computer sind für mich auch fast ständig verfügbar. Warum also separat listen? Vergiss nicht, DAs Kontextlisten sind SEINE Listen, das ist kein Gesetz. Das darf man passend machen.

Meine Meinung: Fang mit einer (1) Liste an und splitte erst, wenn eine Liste zu unübersichtlich oder unpraktikabel wird. Ich bin sehr streng mit dem Begriff "next action". "Übernächst action" findet sich nur selten in meiner Liste. Entweder ergibt sich das eh auf der NA (ich meine, ich bin ja nicht blöd, ich habe genug Berufserfahrung um meinen Job zu verstehen und zu machen ohne jeden Schritt aufzuschreiben) oder es ist noch nicht dran und deshalb in der Wiedervorlage (siehe unten). Meine Liste ist daher kurz und übersichtlich.

Referenzmaterial
Die Idee ist, dass Infomaterial schnell weg sortiert ist und schnell wieder zur Hand. Classei-Mappen sind deshalb nett, weil die Ablegerei schneller geht. Kein Locher, kein Ordner aus dem Regal nehmen, öffnen etc. Und man sortiert mit den Mappen (oder Aktendeckeln) feiner. Was für Rechnungen hast du denn als Referenzmaterial? Musst du auf die regelmäßig zurück greifen? Oder bewahrst du sie auf für die Steuer? Dann zum Steuerkram des betr. Jahres. Oder für den Fall eines Garantiefalles? Dann würde ich eine Mappe "2012" anlegen, die du dann Ende 2014 auflösen kannst, wenn die typischen 2 Jahre rum sind.

Projektmaterial
Das Papiermaterial zu beruflichen Projekten habe ich teilweise in Eckspanner-Mappen, teilweise in Leitz-Ordnern., teils in Stellordnern. Private Projekte sind eher Projektchen. Die sind in Classei-Mappen. Manches hat eine Dauermappe, "Urlaub" z.B., da ist eben immer das aktuelle Zeug für Urlaube drin. Oder eine Mappe für ein jährliches Familienfest.

43 Folder
Da ist einfach nur eine papierbasierte Wiedervorlage. Ich nutze das, damit ich Termine nicht vergesse (X sollte bis zum soundsovielten etwas liefern), ich verschiebe damit Aufgaben (Y ist vor dem soundsovielten nicht aus dem Urlaub zurück, ein Anruf erst danach sinnvoll). Für regelmäßige Termine wie Geburtstage oder Steuertermine schickt mir Google Calender eine E-Mail.

Hallo Musiker!

wie Sportsfrau schon schrieb, kommt nach dem Lesen von Allens Buch erst die richtige Arbeit ... a lot to learn you have, young Padawan, so choose your tools wisely.

Wo studierst Du dual? In Baden-Württemberg an einer DH? Zufällig in VS?

Ein paar etwas lose aneinander gereihte Gedanken von mir:

Als auch-Student kann ich Dir versichern, daß eine CLASSEI-Investition nicht zwangsläufig teurer ist - Du investiert zwar für eine Bestellung vergleichsweise viel Geld gegenüber einem kleinen Einkauf eines Ordners hier und eines Ordners da im Bürogeschäft (und damit entsteht der Eindruck hoher Kosten), umgerechnet auf Einzelmappen bzw. Ablage-Einheiten sieht das dann aber schon wieder anders aus. Dazu kommt die Ersparnis an Zeit, die ein sinnig geführtes Stellmappen-System bringt (und das sind in Arbeitszeit gerechnet auch Kosten).

Jedes Projekt (Material) in eine eigene Einheit - sei es eine CLASSEI-Mappe oder eine Hängemappe oder wasauchimmer. Meine Projektmappen (meist wiederbeschriftbare Klarsichtmappen) ordne ich alphabetisch in einer extra-Box.

Listen führe ich in Producteev http://de.producteev.com/home.php - das ist für Privatanwender kostenlos, es gibt eine Windows- und eine MAC-Desktop-App sowie seit ganz kurzer Zeit APPS für iPhone und Android - für mobile Geräte ist meiner Meinung nach ASTRID http://astrid.com/ besser geeignet, das problemlos mit Producteev synct und ebenfalls für iPhone und Android erhältlich ist - kostenlos.
In Producteev habe ich einen Workspace namens Projektliste, in dem ich die Projekte als jeweiligen Task anlege und ihnen eine fortlaufende dreistellige Nummer gebe, z. B. >>046 Bachelor-Thesis<<. Diese Nummer deswegen, weil ich so nach Titel sortieren kann und die führende Null verhindert, daß 134 nach 13 kommt. In einer zweiten Liste habe ich die jeweiligen Next Actions - ebenfalls immer mit der Nummer des dazugehörigen Projekts, z. B. >>046 öffne Mail und maile den betreuenden Dozenten an wegen XY<< und einem Label bzw. Tag, der mir den jeweiligen Kontext nennt, z. B. >>Schreibtisch<< für Sachen, die ich am Schreibtisch oder am Mac offline machen kann oder >>Internet<< für Sachen, die unbedingt mit online-Zugang passieren müssen. Anhand dieser Tags kann ich mir dann am Mobiltelefon mit ASTRID die jeweiligen Listen angucken und abarbeiten.

Den Tip von Sportsfrau, mit einer oder wenigen Listen anzufangen und diese bei Bedarf zu splitten, kann ich nur wiederholen. Du merkst im Alltag schnell, wo Du weiter unterteilen mußt und vermeidest einen Wildwuchs an Listen, die Du nicht brauchst: Soviele wie nötig, sowenig wie möglich, um die Übersicht zu behalten.

Referenzmaterial lege ich entweder auf dem Mac in einem speziellen Ordner ab, der >>Archiv elektronisch<< heißt und dessen Inhalt verschlagwortet ist oder in Mappen mit fortlaufenden Nummern, die ebenfalls verschlagwortet sind und zu denen es eine Tabelle gibt, in der der Inhalt jeder Mappe verzeichnet ist, so daß ich entweder nach Nummer oder nach Name zugreifen kann. Die Verschlagwortung geschieht in meinem Zettelkasten (siehe mein Post hier: http://dingegeregeltkriegen.de/wbb3/inde…D=4718#post4718 und hier : http://dingegeregeltkriegen.de/wbb3/inde…D=4730#post4730 ), den ich auf dem Mac führe und immer auch auf Mobiltelefon und einem speziell dafür benutzten USB-Stick synchron halte - so kann ich jederzeit darauf zugreifen ...

43Folders spare ich mir, das läuft über Erinnerungen in iCal oder in Producteev.

Eingangskörbe: 1. Nicht zwei, nicht drei. Wenn Dir einer nicht reicht, dann mußt Du ihn öfter leeren.

Es sei angemerkt, daß das hier das Ergebnis langer Suche und einigen Probierens ist. Frage Dich, was Du lieber nutzt; elektronische Gadgets oder Papier. Beobachte, was gut läuft und was nicht und wenn etwas nicht gut läuft, dann frage Dich, warum es nicht läuft und was anders sein müßte.

Meine 2 Cent dazu.

der_Andreas

Quoted from "Musiker21"

Ich weiß da ergeben sich dann Projekte oder Sachen die delegiert werden müssen, aber WOHIN ordne ich das Zeug jetzt ab? Wie ordne ich meine Listen die ich mir dann dazu schreib? Immer auf einem Notizbuch? oder eher aufm Iphone?
Lässt man die Post-Its dran wenn man zb eine Projektmappe erstellt? Welches System nutzt ihr um eure Projekte zu ordnen? Genauso wie das Referenzmaterial? Nochmal so ne Kiste kaufen?

Hallo Gabriel,

Projektmaterial gehört je Projekt in eine eigene Mappe, finde ich. Hast Du nur einen Zettel, reicht auch A-Z. Wichtig ist nur, dass Du das Material wiederfindest und regelmäßig ansiehst.

Oder es steckt in der Wiedervorlage (wenn es nicht zu viel Material ist), schließlich möchtest Du Deine Projekte auch irgendwann erledigt haben.

Mir fehlte immer die Verbidnung zwischen Projektliste, NA und Wiedervorlage. Daher habe ich pro Woche einen Zettel, auf der Projekt und NA steht.

Zusätzlich habe ich nach Kategorien geordnete Listen mit den Projekten, die ich regelmäßig durchgehe.

Ich würde empfehlen, Notizen möglichst nur an 1-2 Orten zu sammeln. Je nach Neigung: auf Papier kannst Du kreuz und quer kritzeln und es funktioniert immer. Dein Handy hast Du aber immer dabei, im Gegensatz zum Notizblock, vermute ich.

Post-It gingen bei mir zu häufig verloren oder rutschen in den Projektmappen nach unten und verknüllten dort. Ich benutze sie nur für Kurznotizen, die ohnehin bald wieder entsorgt werden.

Das Wichtigste meiner Meinung nach ist nicht das Material, sondern das regelmäßige Prüfen der Projekte und das Festlegen der NAs.

Das sind natürlich nur meine Ideen, ohne Anspruch auf Allgemeingültigkeit.

Viel Erfolg!

[edit: viele automatische Leerzeilen entfernt]

Quoted from "Musiker21"

Habt ihr Bilder von euren Systemen?

Ich könnte nur ein Bild von meinem Werkzeug liefern. Z.B. wie meine NA-Liste aussieht. Meinst du so etwas mit "System"?

Mangels Ausstattung und Kompetenz könnte ich keine Bilder liefern, aber Bilder von Classei-Mappen in Boxen und/oder Regalfächern mit Boxen und/oder Schubladen mit Hängemappen wären doch auch nicht so irre aufschlußreich. Allerdings käme man zu dem zutreffenden Schluß, daß man zuschlagen sollte, wenn man irgendwo einen gebrauchten Profi-Hängeregistraturschrank (Tiefe >60 cm, Schubladen voll ausziehbar) billig kriegen kann, aber den Tip geb ich Dir auch ohne Foto. Verhindert das Einstauben rumstehender Boxen, sieht aufgeräumter aus und solange man nicht alle Schubladen für Mappen egal welcher Art braucht, kann man ja auch andere Sachen reintun. Einfach eine gute Erfindung.