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Theseus

Trainee

Date of registration: Mar 9th 2009

Posts: 20

1

Thursday, March 12th 2009, 9:32am

Total Workday Control

Vor einigen Monaten habe ich das System "Total Workday Control using Microsoft Outlook" (als Buch erhältlich, ich glaube, nur auf Englisch) von Michael Linenberger ausprobiert. Die wesentlichen Grundgedanken stammen aus GTD, Linenberger verweist auch oft auf David Allen:

  • Alles wird (in Outlook) gesammelt
  • Der Email-Posteingang wird Schritt für Schritt durchgearbeitet, Emails werden entweder gelöscht, sofort bearbeitet (2 Minuten Regel) oder in eine Aufgabe umgewandelt (in den Kalender oder die Aufgabenliste gezogen)
  • Bearbeitete Mails werden in einem Ordner abgelegt, nach Kategorien sortiert
  • Projekte werden in Next Actions unterteilt
  • Hauptansicht für den Tag ist die Kalenderansicht mit nebenstehenen Aufgaben für den Tag (wie man die Ansicht anpasst, wird Schritt für Schritt beschrieben)

Besonderheiten:

  • Linenberger unterscheidet vier Arten von Aufgaben, die in unterschiedlichen Kategorien der Aufgabenliste dargestellt werden: "Critical Now" - Aufgaben, die heute erledigt werden müssen. "Target Now" - Mehrere Aufgaben, die man sich zu Beginn des Tages vornimmt (optional), "Opportunity Now" - Aufgaben, an den man heute arbeiten könnte (=Next Actions) sowie "Over the horizon" - dies ist ein Sammelbecken für Someday/Maybe Aufgaben, die nach dem System einmal wöchentlich zur Wiedervorlage angezeigt werden.
  • Es gibt keine "Waiting for"-Liste, stattdessen werden "Follow Up" Aufgaben zu einem angemessenen Termin ins System gesetzt
  • Übersichtslisten für Projekte/Ziele können separat gepflegt werden
  • Der Autor legt großen Wert darauf, dass man kein unrealistisches Arbeitspensum aufbaut. Wenn die Aufgabenliste z.B. ein gewisses Limit überschreitet, wird empfohlen, unkritische Aufgaben "über den Horizont" (d.h. in die Someday/Maybe-Liste) zu verschieben. Das funktioniert mit einem Mausklick und Dank der eingebauten Wiedervorlage muss man keine Sorge haben, dass diese Aufgaben komplett verschwinden.
  • Es gibt keine Unterscheidung der Aufgaben nach Kontext

Fazit:

  • Im Gegensatz zu GTD, das ein Prozessmodell beschreibt, ist TWC ein komplett einsatzfähiges System. Mit dem Tuning, das Linenberg an Outlook vornimmt, kann man dieses System nutzen, Zusatzsoftware ist nicht erforderlich
  • Das Eintragen von Aufgaben und verschieben von einer Aufgabenkategorie in die nächste funktioniert sehr schnell, gerade wenn man viel Input durch Emails bekommt
  • Das Ablagesystem für Emails (Taggen mit Kategorien) funktioniert sensationell gut

Ich bin trotzdem (im Moment) wieder auf Papier umgestiegen, denn natürlich gibt es bei TWC aus einige Nachteile:

  • Alles wird in Outlook gepflegt, d.h. (zumindest für mich, der keinen PDA und/oder Zugriff auf den Exchange-Server von auswärts hat) es ist nicht portabel. Wenn ich unterwegs bin, kann ich nicht mal schnell meinen Kalender für übernächste Woche nachschauen
  • Ich habe Probleme damit, private Aufgaben/Projekte in Outlook auf dem Firmenserver zu speichern. Ein Zweitsystem zu haben ist aber auch lästig

Wer einen Bürojob hat, viele Dinge per Mail erhält und seine Arbeitsaufgaben verwalten will (und wer Outlook in der Firma nutzt), dem kann man TWC aber sehr empfehlen.

Quadi

Intermediate

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2

Thursday, March 12th 2009, 11:00am

Klingt interessant. Da ich (vom Job her) mit Outlook arbeiten muss, habe ich mir so ein selbstgebasteltes GTD in Outlook gemacht. Werde das Buch wohl mal bestellen. Danke für den Tipp.

alxwz

Intermediate

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3

Thursday, March 12th 2009, 9:27pm

Man sollte dabei beachten, daß es zwei sehr verschiedene Versionen des Linenberger-Systems gibt. Die 1. Auflage (für Outlook 2000-2003) unterscheidet sich nicht nur in der Einrichtung, sondern auch in der Philosophie deutlich von der zweiten Version (für Outlook 2007). Je nachdem, was man für eine Outlook-Version hat, und welche Philosophie einem besser liegt, mag die eine oder andere Version besser sein.

Ich habe eine Weile versucht, das Linenberger-System (1. Version) einzuführen, es hat sich bei mir aber nicht wirklich bewährt. Es ist, jedenfalls in der Version mit Outlook 2003 (wahrscheinlich aber auch mit 2007, weil auch das wichtige Features, insbesondere hierarchische Aufgaben für Projekte, nicht enthält), einfach zu sperrig und unübersichtlich. Leider stößt man an allzuviele Beschränkungen von Outlook (trotz all der Features, die es besitzt). Nach dem, was ich gelesen habe (auch auf Microsoft-Webseiten!), benutzen nur 2% aller Outlook-Benutzer die Aufgaben-Funktionen. Und das aus gutem Grund.

Leider fühlte sich die durchaus ausgefuchste Anleitung zum Umgang mit Outlook, die man von Linenberger bekommt, für mich wie ein "Hack" oder "Workaround" für die mangelnden Fähigkeiten von Outlook an. Auch wenn ich weiß, daß die "To-Do"-Features von anderen PIMs oft noch viel spartanischer sind (iCal, irgendjemand? oder Entourage?). Dagegen sind die Gruppier-, Filter-, Sortier- und Autoformatierfunktionen von Outlook phantastisch (und man kann damit auch noch weiter gehen als Linenberger das tut). Aber wer die GTD-Organisation von "Next Actions" in Projekte einerseits und Kontexte andererseits "lebt" und die Sync-Möglichkeiten von Outlook nicht braucht, findet m.E. besseres.

Nachtrag: Überhaupt nichts halte ich von Linenbergers Vorschlag, Kategorien zu verwenden. Die sind mir in Outlook viel zu umständlich. Ich verwende schon lange Lookout (leider von MS aufgekauft und eingeäschert) als Volltextsuche über mehrere PST-Dateien (das kann die Outlook-Suche nämlich nicht); man kann aber auch eine anderer "Desktop-Suchmaschine" nehmen. Daneben reichen mir ein paar ganz grobe Ordnereinteilungen.

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Quadi

Intermediate

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4

Thursday, March 12th 2009, 9:46pm

Danke für diese guten Hinweise. Ich hab mir das Buch mal bestellt, mal sehen...
Ich fühle mich einigermaßen an Outlook gebunden, weil es a) von der Firma für Mails benutzt wird (und ich damit einfach aus einer Mail eine Aufgabe machen kann, per Drag and Drop), und weil ich b) als PDA ein WinMobile Teil habe mit PocketOutlook. Da ist die Syncfähigkeit schon prima. Allerdings taugen dann die elaborierten Ansätze wie das von DA angepriesene Outlook AddIn gar nichts mehr, weil diese schönen Extrafelder die da in den Outlooksichten angelegt werden auf dem PDA einfach nicht mehr da sind. D.h. ich suche nach einer Lösung, die nur mit den Outlook Standards auskommt und sich dann auch noch gut auf dem PDA nutzen lässt.

Momentan habe ich am PC auch JelloDashboard drauf, was einen ganz guten Überblick gibt. Allerdings setzt Jello heftig darauf auf, dass jedes Projekt eine Outlook-Kategorie wird - das finde ich quatsch. Ich habe mich eher an DA's Vorschlag gehalten und eine Kategorie ".PROJECTS" eingerichtet. Alle Aufgaben, die dieser Kategorie zugeordnet sind sind dann eben keine Actions sondern Projekte. Ich hoffen Linenberger bringt mir noch ein paar neue Ideen, das System zu verbessern ohne die PDA Syncfähigkeit einzubüßen.

Theseus

Trainee

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5

Monday, March 16th 2009, 3:30pm

@alxwz: Du hast recht, dass die zweite Auflage, die auch Outlook 2007 berücksichtigt, ein anderes System verwendet als die erste. Ich bezog mich ebenfalls auf die 2. Auflage.

Es ist aber nicht so, dass die 2. Auflage nur für Outlook 2007 gedacht ist. Es gibt einige ergänzende Hinweise zu dieser Version, das beschriebene System läuft aber genau so gut mit Outlook 2003 (das ich auch benutze).

carpediem

Professional

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6

Monday, March 16th 2009, 9:58pm

Wer einen Bürojob hat, viele Dinge per Mail erhält und seine Arbeitsaufgaben verwalten will (und wer Outlook in der Firma nutzt), dem kann man TWC aber sehr empfehlen.
Outlook ist mein Hauptwerkzeug, daher bin sehr interessiert. Ich scheue mich aber noch, da ich nicht weiß, ob ich mit dem Englisch wirklich klarkomme!

alxwz

Intermediate

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7

Tuesday, March 17th 2009, 1:16am

@ carpediem:
Das Buch ist reich bebildert, das sollte etwas helfen.

ralph

Intermediate

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8

Sunday, March 22nd 2009, 8:36am

RE: Total Workday Control

Hallo Theseus!
Vor einigen Monaten habe ich das System "Total Workday Control using Microsoft Outlook" (als Buch erhältlich, ich glaube, nur auf Englisch) von Michael Linenberger ausprobiert.
Vielen Dank für diesen Hinweis. Ich habe mir das Buch gekauft, bin noch nicht damit "durch". Mir, als Büroarbeiter, dem viele Dinge per E-Mail zugeschoben werden, und Outlook-Nutzer (beruflich und privat) sagen die Ansätze sehr zu. Aufgabenorganisation und E-Mail-Archivierung treffen genau meine Anforderungen. - Das Thema "Projekte" und die daraus resultierenden nächsten Schritte und Referenzmaterialien stehen noch auf der Leseliste. Davon hängt aber eine Umsetzung ab. - Schaun mer mal ?(
Tschüss / ralph

abz

Master

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9

Wednesday, March 25th 2009, 11:16am

wie sehr microsoftlastig ist denn das Buch? Da ich Thunderbird nutze, würde es mir nix bringen, wenn es sich nur auf MS bezieht. Oder ist der Schwerpunkt mehr auf allgemeinen Funktionen von Mailprogrammen?

carpediem

Professional

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10

Wednesday, March 25th 2009, 12:21pm

wie sehr microsoftlastig ist denn das Buch?
Es ist rein für Outlook ausgelegt!

ralph

Intermediate

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Posts: 128

11

Saturday, April 11th 2009, 1:07pm

TWC/MYN soll auch als "Papier-Edition" kommen

Zumindest spricht es der Autor im aktuellen Buch, das allerdings "MS Outlook only" ist, so an.
Tschüss / ralph

Luisa

Trainee

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12

Sunday, April 26th 2009, 7:33pm

Hallo,
auf der Arbeit arbeite ich auch mit Outlook. Hat jemand von euch TWC inzwischen mal ausprobiert? Wenn ja, wie sind denn eure Erfahrungen?

Quadi

Intermediate

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13

Sunday, April 26th 2009, 9:25pm

Ja, ich nutze das inzwischen, allerdings etwas abgewandelt/erweitert. Linenberger verzichtet ja auf Kontextlisten, das fand ich untauglich. Aber ich manage meine Kontextlisten inzwischen in Outlook nach der MYN Methode (so heisst das ja in der zweiten Auflage, MYN="Manage Your Now!"). Diese spezielle Art, Outlook zu konfigurieren dass bestimmte Tasks oder auch Wiedervorlagen automatisch am richtigen Tag in der Liste erscheinen und dann auch ganz oben stehen ist schon sehr angenehm und praktisch.

GTDTester

Trainee

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14

Sunday, April 26th 2009, 10:41pm

Das hört sich so an als wäre das was für mich. Ich bin gerade mal wieder von der Philosophie abgewichen, zu wirklich allen Projekten einen nächsten Schritt zu haben, da ich im Augenblick zu viele offene Fäden in den Händen halte und mich die Dinge, zu denen ich sowieso momentan nicht komme, etwas nervös machen. Hier mit Prioritäten vorzugehen ist nicht schlecht. Mein Workaround ist momentan die Terminierung meiner next actions, um die Wichtigsten nach vorne zu holen.

Luisa

Trainee

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15

Monday, April 27th 2009, 8:55am

Hallo Quadi,
hört sich gut an. Meine Kontextlisten habe ich ziemlich reduziert, weil ich fast nur im Büro arbeite und da alles (Computer, Telefon usw.) immer zur Verfügung steht. Deswegen habe ich zurzeit nur noch die Kontexte @PC, @persönlich, @Telefon, @physisch (d. h. wenn der n#chste Schritt z. B. darin besteht, etwas aus einem Papierordner rauszusuchen) und warten auf. PC und Telefon müssten eigentlich auch nicht unbedingt unterschieden werden, da beides jederzeit zur Vefügung steht. Die Reduzierung der Kontexte hat nun dazu geführt, dass z. B. die PC-Liste ziemlich lang geworden ist, weil auch Internet und E-Mail darin "enthalten" sind. Aber ob wenige oder mehr Kontexte - insgesamt sind es viele nächste Schritte und ich finde die GTD-Methode nicht so praktisch, einfach intuitiv denjenigen rauszusuchen, den man als nächstes angeht. Also hab ich doch wieder angefangen, Prioritäten zu markieren. Weil aber viele nächste Schritte gar nicht HEUTE getan werden können oder müssen, muss ich die Liste immer und immer wieder durchscannen, um wirklich die Aufgabe zu finden, die genau JETZT erledigt werden sollte. Da erscheint mir die MYN-Methode praktischer. Die dann fehlende warten auf-Liste wird ersetzt durch die follow-up-Aufgaben; das klingt auch gut. Denn bisher bin ich die warten auf-Liste nur im weekly review durchgegangen und hab dann meine Mitarbeiter mit Nachfragen zu all den delegierten Aufgaben auf einmal bombardiert ;-) Die Liste @persönlich erledigt sich durch das Voransetzen der Initialen des Mitarbeiters, mit dem ich etwas besprechen will. Das hab ich innerhalb der @perönlich-Liste sowieso auch schon so gemacht, damit ich nach Alphabet sortieren kann und so alle Punkte, die mit dem Mitarbeiter zu besprechen sind, auf einen Blick sehe.

Heute werde ich mal mein Outlook für MYN konfigurieren. Da ich die GTD-Kontexte über Kategorien eingerichtet habe, werde ich das auch erstmal weiterhin tun, so dass ich jederzeit wieder zum "meinem" GTD-System zurück kann, falls MYN doch nicht das Richtige ist.

Was mir nicht ganz klar ist: Wenn die Liste mit den Opportunity-Now-Aufgaben, also Aufgaben die ich HEUTE erledigen KÖNNTE aber nicht MUSS (mittlere Outlook-Priorität), zu lang wird, dann empfiehlt er, entweder zu löschen/zu delegieren (klar) oder die Priorität auf niedrig zu setzen und die Aufgaben damit "über den Horizont" zu schubsen, wenn man ca. innerhalb der nächsten Woche sich nicht damit beschäftigen will. Damit würde sich aber das Startdatum nicht verändern. Wenn man sowieso weiß, dass man sich innerhalb der nächsten Woche oder so nicht mit dieser Aufgabe befassen wird, warum soll man dann nicht einfach das Startdatum auf einen späteren Tag legen, so dass die Aufgabe erst mal ganz aus der Liste verschwindet? Den Unterschied zwischen Aufgaben mit einem Startdatum in der Zukunft und Aufgaben "Over the Horizon" hab ich noch nicht verstanden. Wie machst du das?

Quadi

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Monday, April 27th 2009, 10:19am

Hallo Luisa,
Aufgaben die ich ganz sicher nicht in den nächsten Tagen angehen werde bekommen bei mir dann ein Startdatum in ein paar Tagen. Bleiben aber in der normalen Priorität, damit erscheinen sie dann nächste Woche automatisch an der richtigen Stelle. Nur für die nächsten Tage sind sie halt ausgeblendet.

In die niedrige Prio verschiebe ich nur die Dinge, bei denen ich nicht daran erinnert werden will sie zu tun, sondern nur daran erneut darüber nachzudenken. Aber auch die bekommen dann ein Startdatum in der Zukunft, damit sie für heute erst mal aus dem Blickfeld sind. Alles von dem ich sicher weiss dass es in nächster Zeit getan werden muss bleibt immer in der mittleren Priorität.

GTDTester

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Monday, April 27th 2009, 10:28pm

Da ich bald mit Outlook 2007 arbeiten werde, habe ich mir TWC Ed.2 vorsorglich auch schon mal bestellt. Sollte mir Amazon Prime morgen schon ankommen, dann kann ich auch mitreden. Habe genau das von Luisa vorgestellte Problem: wenig Kontexte und dafür endlose Aufgabenlisten. Bin schon dazu übergegangen, einige Aufgaben wieder zu löschen und nur beim Projekt zur Erinnerung zu vermerken - das ist definitiv nicht das Wahre.

This post has been edited 1 times, last edit by "GTDTester" (Apr 27th 2009, 10:30pm)


Luisa

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Tuesday, April 28th 2009, 8:51am

@ Quadi: Danke für deinen Hinweis auf die Unterscheidung, ob ich eine Aufgabe verschiebe, um sie später zu TUN oder neu darüber NACHZUDENKEN. Jetzt hab ich es auch verstanden (und auch das Kapitel 9 "Strategic Deferrals" gelesen...). Den Ansatz, dass die zum neuen Nachdenken verschobenen Aufgaben nur einmal pro Woche angezeigt werden, und auch davon nur diejenigen, über die ich zu diesem Zeitpunkt auch neu nachdenken WILL (und nicht die, die sowieso erst in 3 Monaten relevant werden), finde ich genial. Das verkürzt den weekly review enorm. Nur würde ich das nicht montags sondern freitags machen, weil ich dann am Wochenende nicht dauernd (unbewusst) darüber nachsinnen würde, was in der kommenden Woche alles aufpoppen *könnte*.

Gestern habe ich mein Outllok wie im Buch beschrieben eingestellt, und ich muss sagen, es stellte sich *sofort* eine große Erleichterung ein. Tatsächlich gab es nur EINE Aufgabe, die wirklich gestern erledigt werden MUSSTE. Die abzuhaken war toll. Denn danach hatte ich das Gefühl, dass alle Aufgaben, die ich jetzt noch angehe, ich in gewisser Weise *freiwillig* anpacke, ohne den Druck, sie am selben Tag auch abschließen zu müssen.

@GTDTester: Nach diesen (allerdings erst einen Tag langen) Erfahrungen kann ich dich nur ermutigen, das System auszuprobieren.

Quadi

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Tuesday, April 28th 2009, 10:41pm

Hallo, Luisa,
schön dass es bei dir so positiv losgeht. Mir geht es ähnlich. Ich probiere noch ein wenig rum mit verschiedenen Details, aber im Großen und Ganzen ist das System genial.

Man sieht die "defered" Tasks übrigens nicht nur einmal pro Woche, sondern sobald sie aufpoppen eben so lange, bis man was damit getan hat: Sie neu zugeordnet, erneut vertagt (also neuen Starttermin vergeben), erledigt etc. Wenn man gar nichts tut bleiben sie da stehen, auch am Tag drauf. Ist ja auch ganz sinnvoll so.

Ich habe mir eine ganze Menge an Outlook Makros geschrieben, die mich in dem MYN/GTD Prozess unterstützen. In erster Linie das "aus einer Mail eine Task machen", da hab ich zwei eigene Dialoge dafür, und am Ende hab ich automatisch eine Task mit richtigem Startdatum und angehängter Originalmail.

Falls du dich mit OL Makros auskennst kann ich dir die gerne geben. Müssen aber auf jeden Fall noch benutzerspezifisch angepasst werden, und OL hat leider keine gute Mechanismen um Makros weiterzugeben. Da müsste man ein COM AddIn schreiben, und dazu hat es bislang nicht gereicht bei mir.

GTDTester

Trainee

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20

Tuesday, April 28th 2009, 10:53pm

Auf Amazon Prime ist Verlass - das Buch ist schon da. Dummerweise hatte ich mich ursprünglich vertan und Edition 1 bestellt - jetzt habe ich beide Ausgaben und muss die erste wieder zurückschicken. Nun denn - ein neuer Eintrag für meine To-do-Liste :-)

Jetzt bin ich gespannt auf die neuen Erkenntnisse!