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nielsken

Beginner

Date of registration: Jan 12th 2010

Posts: 3

21

Monday, January 18th 2010, 11:09am

Das eBook finde ich gut und werde es bestimmt noch mehrmals lesen. Outlook als Gesamt-System wird gut nachvollziehbar erklärt.
Eine Outlook-Aufgabe ist das Projekt.
Stehen die NAs nur im Notizfeld der Aufgabe?
Muss jede Aufgabe geöffnet werden, um den nächsten geplanten Schritt zu sehen?


Hierfür benutze ich die Kategorien, d.h. die denkbaren Tätigkeiten wie Anrufen, Mail, Besorgen, Planen etc. sind in Kategorien umgesetzt und können damit leicht geclustert werden. In der Kalenderansicht von Outlook 2007. Da ich das Notizfeld der Aufgabe als Doku-Feld missbrauche, steht hier in der Tat konkretisiert die NA. Nach Erledigung derselben wird dann der Status aktualisiert und über die Kategorie die nächste NA festgelegt.



Er macht seine Tages-Planung im Kalender.
Wenn warumauchimmer alle geplanten Projekte für diesen Tag erledigt wurden und er den Nachmittag plötzlich frei hat, woher weiß er möglichst schnell und sicher, was er als nächstes tut (aus einer Liste mit ca 450 Projekten)?


Dafür habe ich das Feld Quadranten (nach S. Covey) eingebaut. Wenn das von Dir geschilderte Szenario eintritt, gehe ich im Aufgaben-Bereich von Outlook in die von mir eingebaute Ansicht Quadrant II. In dieser Ansicht finde ich alle Aufgaben/Projekte, die nicht dringend, aber jetzt und perspektivisch wichtig sind. Dort schnappe ich mir dann schlichtweg eine der Aufgaben, die mich in diesem konkreten Moment besonders ansprechen/interessieren, und treibe sie voran. Oder ich lasse die Aufgaben Aufgaben sein und spiele mit meinen Kindern... :)

cig

Master

Date of registration: Mar 6th 2009

Posts: 523

22

Monday, January 18th 2010, 9:02pm

Danke für die Antworten.
Das war mir beim Lesen nicht so deutlich geworden.
Und entschuldige bitte, dass ich von Dir in der dritten Person gesprochen habe. Weiß auch nicht, was ich dabei gedacht habe...

This post has been edited 1 times, last edit by "cig" (Jan 18th 2010, 9:03pm)


nielsken

Beginner

Date of registration: Jan 12th 2010

Posts: 3

23

Wednesday, February 17th 2010, 3:30pm

So, nachdem hier ja einige interessante Denkanstöße gekommen sind, habe ich mein System etwas umgestellt. Vor allem die Vielzahl von Ordnern und Gruppen war mir letztlich auch ein Dorn im Auge. Auch aus den anderen, teilweise sehr gelungen Umsetzungen, die hier Forum veröffentlicht sind, konnte ich eine Menge für mich ziehen.

Im Endeffekt sind die Ordner und Gruppen im Aufgaben- und Kontaktmanagement jetzt Geschichte und durch Anpassungen der Standardoutlook-Formulare sowie entsprechende Views ersetzt worden. In der Folge musste ich natürlich auch meine Dokumentation dazu anpassen.

Wer Version2 lesen mag: Hier klicken

Allen Diskutanten herzlichen Dank für die Kritik und die Anregungen.

cig

Master

Date of registration: Mar 6th 2009

Posts: 523

24

Monday, February 22nd 2010, 7:28am

Hallo nielsken,
Deine Outlook-Implementierung ist sehr gut beschrieben. Danke für Deine Mühe.

Angenommen, ein Projekt dauert sehr lange und Du bekommst per Mail, Telefon und Papier viele Informationen dazu.
Die Mails haben teilweise unterschiedliche Betreffs.
Machst Du Dir Hinweise in das Aufgaben-Notizfeld, welche Informationen wo liegen und welche Titel sie haben?

Wenn Du auf eine Dienstreise gehst und in dieser Zeit aber Dinge erledigen musst, prüfst Du vermutlich vorher die Aufgaben, die in dieser Zeit fällig werden mit Hifle des Fälligkeitsdatums. (Vergleichbar mit der Wiedervorlage)
Richtig? Oder hast Du einen anderen Ablauf?

Liegen Deine Ansichten und das Aufgaben-Formular auf dem Exchange-Server oder lokal, sodass Du sie auch auf Reisen dabei hast?

Jedes Projekt mit NA in Deinen Aufgaben ist 2x vorhanden. Einmal als Projekt, einmal als NA. Der Bezug von NA zum Projekt besteht mit dem Feld "Projekt". Alles richtig verstanden?
Angenommen Du hast mehrere NAs für ein Projekt, z.B. Warten auf Informationen von A, Besprechung mit B und C liefert weitere Infos, Vorbereiten des Statusberichtes für Deinen Chef...
Legst Du dann für jede NA eine Outlook-Aufgabe an?
Oder hast Du nur die "nächste" Aktivität in dem Aufgaben-Verzeichnis und alle weiteren kommen aus dem Notizfeld des Projektes?

GanzTolleDinge

Intermediate

Date of registration: Mar 11th 2009

Posts: 80

25

Monday, February 22nd 2010, 2:32pm


Wer Version2 lesen mag: Hier klicken

Allen Diskutanten herzlichen Dank für die Kritik und die Anregungen.
Hallo Nielsken,

vielen Dank für Deine Arbeit und den dazugehörigen Link!
Ich werde mir das mal ansehen, da ich wahrscheinlich auch auf Outlook mehr zugreifen möchte/werde. Mal sehen, was ich davon verwenden kann.

Gruß
GTD
------
Nutzer eines Atoma A4-Heft... :)
Zusätzlich ein Atoma A5-Heft für schnelle Notizen in Besprechungen, weil es nicht so sperrig ist.

Imkerhonig

Trainee

Date of registration: Jan 28th 2010

Posts: 31

26

Monday, February 22nd 2010, 4:35pm

An sich eine gute Implementierung, finde das mit dem Quadranten und neben den Kontexten zusätzl. NA-Kategorien fast schon zu viel.
Einige Aspekte sind aber interessant gelöst.

Bin nach wie vor am überlegen, das System zu "zentralisieren", nämlich im Outklook.

@Nielsken
Hast du tatsächlich einen Unterordner im Outlook der von A-Z mit Unterordnern versehen ist? (Referenzmaterial)
Und das gleiche für das Filesystemn??

cig

Master

Date of registration: Mar 6th 2009

Posts: 523

27

Tuesday, February 23rd 2010, 3:02pm

Innerhalb weniger Monate wurde bei uns mehrmals das System zurückgesetzt, weshalb ich mit Outlook-Anpassungen zurückhaltend geworden bin.
Neue Office-Version, neues Betriebssystem, neuer Exchange-Server, neue PC-Profile.
Und zwischen morgen und Dezember (wer weiß das schon) wird die nächste Office-Version angekündigt, das nächste Betriebssystem und vermutlich auch eine neue Domäne usw.

Jaaa, ich weiß. Mit Papier wäre mir das nicht passiert. Papier kennt kein Reset.

Aber wenn man nunmal Outlook verwendet, wie schafft Ihr es, so schnell und einfach wie möglich Euer Outlook-System wieder herzustellen?

schlesix

Intermediate

Date of registration: Jul 6th 2009

Posts: 109

28

Tuesday, February 23rd 2010, 6:42pm

Innerhalb weniger Monate wurde bei uns mehrmals das System zurückgesetzt, weshalb ich mit Outlook-Anpassungen zurückhaltend geworden bin.
Neue Office-Version, neues Betriebssystem, neuer Exchange-Server, neue PC-Profile.
Und zwischen morgen und Dezember (wer weiß das schon) wird die nächste Office-Version angekündigt, das nächste Betriebssystem und vermutlich auch eine neue Domäne usw.

Jaaa, ich weiß. Mit Papier wäre mir das nicht passiert. Papier kennt kein Reset.

Aber wenn man nunmal Outlook verwendet, wie schafft Ihr es, so schnell und einfach wie möglich Euer Outlook-System wieder herzustellen?


Durch Pflegen einer jeweils aktuellen Dokumentation des eigenen GTD-Systems ;)

Wenn dein Outlook zu unsicher ist, denke über Alternativen, wie z. B. Excel oder Access nach.

cwaidner

Trainee

Date of registration: Oct 14th 2009

Posts: 38

29

Thursday, February 25th 2010, 9:30pm

Dem Admin und seinem Chef in den Arsch treten und ihn fragen, was der Mist soll?

Nein, ernsthaft. Ich würde grundsätzlich von einem aufwändigen System abraten. Warum soll ich mir 200 Ordner und Regeln anlegen, die meine Aufgaben und mails verwalten sollen? Ich halte dies für absoluten Overkill, da man sich zu Tode verwaltet. Ich benutze auch Outlook, aber außer derzeit 5 Regeln, 4 Ordnern und 10 Kontexten gibt es bei mir kein Setup. Gerade David Allen sagt doch im Kern aus, dass man sich nicht überorganisieren soll - reduziere dich aufs wesentliche, das erledigen von Aufgaben. Nicht umsonst heißt das System "Getting things done" und nicht "Organizing perfectly".
Das Warum-Blog - über das Warum, Musik und Productivity Porn

sirpa1997

Intermediate

Date of registration: Oct 29th 2009

Posts: 137

30

Thursday, February 25th 2010, 9:48pm

Exportfunktion nutzen

Dem Admin und seinem Chef in den Arsch treten und ihn fragen, was der Mist soll?


Hallo cig!

Da würde ich ins gleiche Horn stoßen, wie cwaidner. MS Exchange ist so konzipiert, dass man die ganze Ordnerstruktur sichert und auch bei einem Reset des Servers wiederherstellen kann. Was habt ihr denn für'n Admin? Und bisher gab es auch für Exchange Migrationspfade, so dass man sein Profil nicht komplett wegschmeißen musste, wenn eine neue Version des Exchange oder von Outlook angelandet wurde.
Ich arbeite bei einer Behörde und unsere Jungens haben beide Wechsel hinbekommen. Vielleicht ist der öffentliche Dienst doch nicht so schlecht wie sein Ruf? ;)

Jetzt aber mal ein praktischer Vorschlag: Um die Struktur wieder herzustellen, würde doch ein Export deiner Outlook Ordnerstruktur über das .pst-Format genügen. Den kann man dann ja wieder importieren, falls der Admin alles platt macht. Dann ist zwar der Inhalt nicht mehr so aktuell, aber die Strukturen sind nicht verloren.

Viele Grüße
sirpa1997

This post has been edited 1 times, last edit by "sirpa1997" (Feb 25th 2010, 9:50pm)


Bubu

Trainee

Date of registration: Mar 6th 2009

Posts: 18

31

Thursday, February 25th 2010, 10:10pm

Angenommen, ein Projekt dauert sehr lange und Du bekommst per Mail, Telefon und Papier viele Informationen dazu.
Die Mails haben teilweise unterschiedliche Betreffs.
Machst Du Dir Hinweise in das Aufgaben-Notizfeld, welche Informationen wo liegen und welche Titel sie haben?
Insbesondere bei Mails geht das sehr einfach: Aufgabe öffnen, die Mail in das Notizfeld ziehen - und schon hat man die Verbindung zu den Mails, die zur Aufgabe (bzw. aus GTD-Sicht: Projekt) gehören. Selbst wenn man diese Mails später in einen anderen Ordner verschiebt, bleibt die Zuordnung erhalten.

So handhabe ich das zumindest.

Gruß,
Thomas

cig

Master

Date of registration: Mar 6th 2009

Posts: 523

32

Monday, March 1st 2010, 11:25am

Dem Admin und seinem Chef in den Arsch treten und ihn fragen, was der Mist soll?

:P
Als Sachbearbeiter einer Tochterfirma eines im Ausland sitzenden Großkonzerns wäre das doch mal eine echte Herausforderung.

Danke für die Antworten.

Bubu: Das mit der geöffneten Aufgabe wusste ich nicht. Guter Tipp.
cwaidner: Unterordner bleiben natürlich erhalten. Es geht mehr um die Ansichten und Regeln, deren Neuerstellung Zeit kostet. Diese habe ich jetzt kurz in einer Doku beschrieben, wie von schlesix empfohlen.

Dareios

Beginner

Date of registration: Jun 22nd 2009

Posts: 6

33

Saturday, January 15th 2011, 10:50pm

3. Quadranten: Wie ich im eBook ja auch angemerkt habe, bin ich kein ausschließlicher GTD-Jünger. Grob gesprochen: GTD ist für mich ein Werkzeug, dass mir hilft, meine 7 Habits weiterzuentwickeln. Outlook kennt aber nur ein sehr klassisches Prioritätenmodell (Ganz wichtig, wichtig, nicht wichtig). Und dieses passt meines Erachtens nicht für eine effektive Aufgabenplanung. Daher habe ich mir ein weiteres Feld "Quadranten" definiert, um hier im Lebenskontext effektiver planen und arbeiten zu können.
Hi nielsken,

ich habe mir Dein ebook gerade durchgelesen und finde darin viele interessante Ansätze, vielen Dank. Nur zu einer Sache hätte ich eine Frage (s. o.):
Ich habe bisher die drei Prioritäten von Outlook für die ersten drei Covey-Quadranten benutzt (d. h. einfach für mich "uminterpretiert"), denn auf Dinge, die weder wichtig noch dringend sind, verwende ich keine mentale Arbeit. Welche Arten von Aufgaben hinterlegst Du denn im 4. Quadranten, die es wert sind, überhaupt mittels Outlook notiert/gemanaged zu werden?

Gruß
Dareios
Hohe Bildung kann man dadurch beweisen, dass man die kompliziertesten Dinge auf einfache Art zu erläutern versteht.
(George Bernard Shaw, irischer Dichter [1856 – 1950])