Dinge geregelt kriegen

Hallo Leute!

Nachdem ich GTD mehrfach durchgearbeitet habe, um möglichst viel aus dem Werk herauszuholen, sind mir einige Punkte aufgefallen, die meiner Meinung nach kritisiert werden können. Überwiegend kommen diese Punkte daher, daß die Anleitungen eine riesige Genauigkeitsspanne haben. Damit meine ich, daß einige Arbeitsschritte bis ins kleinste Detail beschrieben werden, während andere nur grob in der Theorie umrissen werden. Mir ist klar, daß GTD die Nutzer nicht einschränken will und daher eher in die Richtung geht, welche Arbeit muß gemacht werden und nicht wie muß ich arbeiten. Doch während z.B. beim Sammeln explizit eine Sache pro Blatt Papier vorgeschlagen (sogar vorgeschrieben) wird, wird der Nutzer bei vielen anderen Sachen ziemlich alleine gelassen. Ich werde mal ein paar Themen hierzu starten. Vielleicht können wir das ja mal sammeln und als konstruktive Kritik an meister Allen schicken?

Die Frage im Betreff scheint ausgesprochen trivial, aber sie beschäftigt mich doch etwas. Wenn ich aus einem Projekt eine Aufgabe erledigt habe, was passiert dann? Hier mal ein Beispiel...

Angenommen, wir haben Davids Lieblindsprojekt "neue Reifen für's Auto" vor der Brust. Als next action wollten wir Fred anrufen, wegen der Werkstatt, die er mal empfohlen hat. Das haben wir soeben erledigt und die Nummer ist auf einem Zettel vor meiner Nase. Bei diesem einfachen Projekt wird der nächste Schritt ohne Nachdenken sofort klar: Die Werkstatt anrufen und ein Angebot verlangen. Nach der 2-Minuten-Regal, soll man ja jede Arbeit sofort dann erledigen, wenn sie definiert wird, sofern sie in 2 MInuten oder weniger zu schaffen ist. Dazu ergeben sich zwei Möglichkeiten:

1.
Es kann Projekte geben, die aus 50 so kurzer Schritte bestehen. Arbeitet man dann das komplette Projekt durch, bis man auf "Widerstand" stößt (z.B. weil man eine Rückmeldung braucht), oder gibt es eine Regel, wo man das Projekt vorrübergehend abbricht und sich einem anderen widmet.

2.
Es wäre auch denkbar, daß der nächste Schritt nicht so offensichtlich ist. Z.B. weiß Fred die Nummer nicht mehr und kann uns auch nicht wirklich weiterhelfen. Jetzt müssen wir entscheiden, wie wir damit umgehen. Suchen wir mit den Angaben, die Fred gemacht hat, selbst nach dem Laden oder verwerfen wir die Empfehlung und suchen uns selbst eine Werkstatt? Ein Zwischending wäre vielleicht noch, daß wir eine begrenzte Zeit lang suchen und die Empfehlung verwerfen, wenn wir innerhalb dieser Zeit nichts finden. Doch wir müssen uns damit beschäftigen und abwägen. Das Ergebnis wird wohl davon abhängen, wie sehr Fred den Laden gelobt hat. Für eine Werkstatt wie alle anderen auch werden wir bestimmt nicht viel Arbeit mit der Suche verbringen.

Für meine Begriffe ist nicht geklärt worden, wann denn die Schritte nach einem Schritt definiert werden sollen. Wann wird sich damit beschäftigt? Doch bestimmt nicht erst beim weekly review. Und wann werden die Schritte dann letztendlich gemacht?

Ich wünsche morgen einen schönen Feiertag!
Christian

Hallo Leute!

Ich muß gestehen etwas geschockt zu sein, mich offenbar so mißverständlich ausgedrückt zu haben. Da zwei Leute meine Frage aber ähnlich gedeutet haben, muß der Fehler wohl bei mir liegen. Oder hat sich der zweite (schlesix) von der Deutung des ersten inspirieren lassen?

Wie Ihr beide darauf kommt, daß ich nicht denken möchte, ist mir nicht ganz klar. Aber seid gewiß, das ist nicht mein Ziel. Es geht mir eigentlich nur darum wann das Denken gemacht werden soll. Man soll in der GTD-Philisophie ein Projekt ja auch nicht komplett durchplanen (was ja auch oft nicht möglich ist), sondern nur den nächsten Schritt planen.

Wenn ich anhand der 5 Stufen von GTD meine Frage erkläre, wird es vielleicht deutlicher. Da ich GTD nur auf Englisch gelesen habe, werde ich die englischen Ausdrücke verwenden: collect, process, organize, review, do.

Angenommen, ich habe Fred angerufen, habe ich ja den nächsten Schritt im Projekt "neue Reifen" abgearbeitet. Ich war also auf Stufe "do". Wenn ich als Ergebnis die Telefonnummer der Werkstatt habe es schon Abend ist (die Werkstatt also schon geschlossen ist), dann werfe ich die Notiz mit der Nummer in meine Inbox. Damit ist das Projekt für den Tag abgehakt. Bei etwas so leichtem wie den neuen Reifen ist es trivial, den nächsten Schritt zu erkennen. Bei einem großen Projekt muß das aber nicht immer so einfach sein - besonders wenn man auf eine Eingabe von außen reagiert. Dann kann es durchaus einige Zeit dauern, bis man sich für einen nächsten Schritt entschieden hat - auch wenn der nächste Schritt dann wieder nur 2 Minuten dauern würde. In so einem Fall gehe ich von "do" ja wieder zu "process". In der Phase wird ja entschieden, was der nächste Arbeitsschritt ist. Macht man das sofort oder ist es effizienter, das erst zu machen, wenn man wieder die Inbox leert?

Quoted from "schlesix"

Wenn man sich genug Mühe gibt, kann man auch sehr große Projekte auf kleinste "nächste Schritte" atomisieren, die jeder für sich unter 2
Mnuten brauchen.... Wird dann halt eine sehr lange Liste. 50 Aktenordner, bitte alle komplett durcharbeiten bevor du dir eine frische Tasse Kaffee holst.

Dafür muß man sich nicht mal unbedingt Mühe geben. Sehr viel von meiner Arbeit besteht aus kurzen Telefonaten und einfachem Rechnen. Ich hole mir Information ein (meist per Telefon oder eMail) und deligiere dann (auch wieder per Telefon oder eMail). Ich muß auch oftmals Angebote überprüfen und vergleichen - das ist der Teil mit dem Rechnen, was aber auch nicht wirklich lange dauert. Ein Bürotag kann bei mir wirklich so aussehen (auszugsweise):

- Wasserversorger anrufen: "Ist die Hauptleitung anschlossen?"
- Tiefbauer anrufen: "Bitte die Wasserleitung einsanden und den Graben bis auf 1m zuschütten. Schaffst du das heute noch? Gut. Und wenn Du schonmal da bist, kannst Du gleich die beiden oberen Baugruben ausheben, die Baugenehmigungen sind da. Eingemessen sind sie, ein Plan kommt per Mail."
- Tiefbauer Plan per Mail schicken
- Gasversorger anrufen: "Die Wasserhauptleitung liegt und ist bis heute Nachmittag eingesandet. Ihr könnt Eure Leitung ab morgen früh legen."
- Stromversorger anrufen: "Ihr könnt ab Mittwoch Eure Hauptleitung legen. Geht nicht? Ok, dann halt Montag. Dann bringt aber gleich einen Schaltkasten mit für den Baustrom."
- Nochmal tiefbauer anrufen: "Montag kommt die Stromleitung. Kannst du die am Nachmittag einsanden? Schön. Bis Freittag mußt du dann die Gasleitung einsanden. Dann leg Montag gleich noch die Leerrohre für die Telefonleitung rein und mach den Graben zu. Bis wann ist die Baustraße dann fertig? Ok."
- Bauunternehmen anrufen: "Ihr habt Mittwoch Abend eine Baustraße. Die Baugruben sind ausgehoben, Ihr könnt also ab Donnerstag mit dem Keller anfangen. Die Steine für die Innenwände könnt Ihr noch diese Woche liefen wenn Ihr wollt. Stellt die Paletten dann in die Einfahrt von Haus Nr. 15, die Leute sind die nächsten drei Wochen im Urlaub."
[...]

Das ist jetzt mal ein Beispiel aus einer Baustelle, die schon ein paar Tage zurückliegt. Natürlich bin ich auch auf den Baustellen und führe auch Kundengespräche. Das sind dann halt die längeren Aufgaben. Es ist also gar nicht so schwer, ein Projekt aus vielen ganz kleinen Aufgaben zu haben.

Bei dieser Aufgabenliste, kann ich keine wirkliche Unterbrechtung einbringen, weil alles darin Termingebunden ist. Doch es gibt auch haufenweise 2-Minuten-Aufgaben, die nicht Zeitkritisch sind, aus denen aber trotzdem wieder neue Aufgaben resultieren. Die 2-Minuten-Regel ist ja daraus entstanden, daß so kleine Aufgaben schneller erledigt sind als sie aufzuschreiben oder sie zu deligieren. Wenn ich aber z.B. an drei Projekten gleichzeitig arbeite, muß ich überall fortschritte machen, nicht nur bei einem. Daher kam die Frage.

Gruß
Christian