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coddq

Trainee

Date of registration: Mar 25th 2009

Posts: 21

1

Sunday, May 3rd 2009, 7:00pm

Aufgaben und Probleme Strukturieren

Moin!

ich habe da mal eine Frage/Problem:

beruflich arbeite ich an sehr vielen (kleineren) Projekten, wie z.B. kleinere Events, mehrtägige Veranstaltungen etc.
Dabei kommt noch sehr viel anderes dazu, viel Kleinkram.

Ohne GTD wäre ich bislang komplett aufgeschmissen. Also zumindest in meiner Umsetzung.

Was mir aber immer Probleme bereitet ist die Strukturierung von Aufgaben und Problemen. Ich habe das Gefühl, dass ich viel zu unfokusiert (tausend Ideen und Dinge auf einmal im Kopf) und unstrukturiert bin. Ich weiß wohl immer, was alles zu einem Projekt getan werden muss, aber ich tue mich sehr schwer mit der Umsetzung in eine Planung. In mir herrscht das Gefühl, dass alles gleich wichtig ist und die Dinge am besten gleich erledigt werden sollten. Viele der Dinge sind natürlich auch voneinander abhängig. Die Entscheidung von A hängt von der Entscheidung von B ab, die wiederum von A abhängt.

So sitze ich vor einem Berg von Aufgaben und kann mich auch nicht dazu durchringen anzufangen (Aufschieberitis), weil ich keine Struktur sehe! Bei der Erstellung von Projektplänen tue ich mich immer sehr schwer.

Hat jemand einen Tipp, wie ich für mich eine bessere Struktur finden kann, wie man besser Projekte/Probleme untergliedern kann?

Vielen Dank!

Gruß
Christopher

Date of registration: Mar 6th 2009

Posts: 1,200

2

Sunday, May 3rd 2009, 7:33pm

Ein groooßes Blatt Papier, z.B. DIN-A-3-Zeichenblock, und dann einfach drauflosmalen. Wenn da alles steht, was zu dem Projekt gehört, siehst Du die Zusammenhänge.
Mit der Zeit ergeben sich dann auch Checklisten von Punkten, die immer anfallen und immer in ähnlicher Reihenfolge erledigt werden können/müssen. Das vereinfacht die Sache enorm. Ohne solche kopierfähigen Checklisten, die vorne in den Akten hängen, käme ich bei meinen (vielen + meistens kleineren) Projekten vor lauter Überlegen gar nicht zum Erledigen.

Uli

Beginner

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Posts: 11

3

Sunday, May 3rd 2009, 9:38pm

Mindmaps?

Hallo Christopher,
mir hilft es bei schwer überschaubaren Problemstellungen oder auch Projekten oft, erstmal eine mindmap zu erstellen. Das geht mit Papier und Stift, oder komfortabler mit einem entsprechenden Programm.
Man (frau auch) kann die vielen Gedanken erstmal assoziativ auf"malen" und dann nach und nach eine saubere Struktur und Vorgehensweise daraus entwickeln.

Falls Du die Methode nicht kennst, googlen hilft.

Die wichtigste Frage ist: Wie soll der Endzustand aussehen?
Wenn Du dann die einzelnen Aufgaben GTD-mäßig konkret formulierst, findest Du m.E. ganz schnell eine sinnvolle Reihenfolge, soweit es die überhaupt braucht.
So seh' ich's im Moment
Uli 8)

Luisa

Trainee

Date of registration: Apr 2nd 2009

Posts: 21

4

Monday, May 4th 2009, 7:16am

Mindmap wäre auch mein Vorschlag. Ist bei vielen "chaotischen" Gedanken m. E. viel passender und kreativer als zu versuchen, gleich eine strukturierte Liste oder einen Plan aufzustellen. Den kann man aus der Mindmap dann immer noch erstellen.

coddq

Trainee

Date of registration: Mar 25th 2009

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5

Tuesday, May 5th 2009, 6:58pm

Erst mal vielen Dank für Eure Tipps!

Das mit dem Mindmap klingt sehr interessant. Was mich ärgert ist, dass ich Mindmaps zum Lernen benutzte, aber noch nicht daran gedacht habe, diese als Strukturierungsmethode zu nutzen.
Will ich mal ausprobieren.

Ich bin jedoch noch auf der Suche nach einer Methode / Idee um mein Denken etwas strukturierter zu gestalten. Mir kommen immer tausend Ideen und die will ich dann - wie ein zerstreuter Professor - alle gleichzeitig loslassen.

Ideen?

Gruß Christopher

Uli

Beginner

Date of registration: Mar 7th 2009

Posts: 11

6

Tuesday, May 5th 2009, 7:33pm

1000 Ideen loslassen

Hallo Christopher,

das ist gut. Lass sie doch los. Indem Du sie in der Liste someday/maybe erfasst, bist Du sie (im Kopf) los.
Nur hüte Dich davor, sie tatsächlich anzupacken.

Da macht es schon Sinn, vorher Fragen zu stellen:

Welchem meiner Ziele komme ich näher, wenn ich diese Idee umsetze? keinem? - vergiss es

Wer ist stinksauer, wenn ich das nicht tue? Niemand? - vergiss es X(

Welcher Lustgewinn entgeht mir, wenn ich das nicht tue? keiner? - vergiss es :)

In dieser Richtung lässt sich weiter fragen und differenzierter fragen.

Aber wenn keine dieser Fragen positiv beantwortet wird, vergiss die Idee. Oder lass sie halt in someday/maybe
So seh' ich's im Moment
Uli 8)

Date of registration: Mar 10th 2009

Posts: 11

7

Friday, May 8th 2009, 8:48am

Hallo Uli,

danke für deine Ausführungen :)

Diese Fragestellungen habe ich bei Projekten noch nie in Betracht gezogen. Sie erscheinen mir aber als sehr wertvoll, um sinnlose Projekte zu vermeiden.

Danke :thumbup:

Viele Grüße
Jana
Evaluierungsphase :whistling:

Uli

Beginner

Date of registration: Mar 7th 2009

Posts: 11

8

Friday, May 8th 2009, 9:34am

aber gerne doch. Danke für die Blumen. :D
So seh' ich's im Moment
Uli 8)

coddq

Trainee

Date of registration: Mar 25th 2009

Posts: 21

9

Sunday, May 10th 2009, 10:55am

Danke erst mal für die vielen Antworten!

Die Differenzierung der Frage ist sicher ein guter Schritt! Mal sehen, wie ich sie umsetzten kann.

Was mich jetzt noch umtreibt ist ein Problem, das ich glaube ich auch unter dem Punkt Strukturierung laufen lassen kann.
Wie bereits erwähnt habe ich 120324414 große und kleine Projekte gleichzeitig auf dem Tisch (Okay, soviele sind es auch nicht, aber genug um den Überblick zu verlieren).
Da ich mit einem Kollegen (manchmal auch mehreren) die Projekte bearbeite, muss ich zu jedem Projekt eine ToDo Liste "beilegen". Wenn nur ich eine gesamte Liste führe, wie zu Beispiel mit Thinking Rock, dann muss ich meine Gedanken/Informationen dazu immer gesondert mitteilen.
Häufig sind dann mehrere Projekte gleichzeitig relevant und zeitkritisch (und zwar so, dass es eine Muss-Bestimmung ist).

Welche Aufgabe von welchem Projekt soll ich denn jetzt nur zur Hölle zuerst abarbeiten? Hat hier jemand einen Tipp, wie ich hier aus dieser Situation herauskommen kann?

Beste Grüße!

Date of registration: Mar 6th 2009

Posts: 1,200

10

Sunday, May 10th 2009, 12:05pm

Da ich mit einem Kollegen (manchmal auch mehreren) die Projekte bearbeite, muss ich zu jedem Projekt eine ToDo Liste "beilegen". Wenn nur ich eine gesamte Liste führe, wie zu Beispiel mit Thinking Rock, dann muss ich meine Gedanken/Informationen dazu immer gesondert mitteilen.
Häufig sind dann mehrere Projekte gleichzeitig relevant und zeitkritisch (und zwar so, dass es eine Muss-Bestimmung ist).
Welche Aufgabe von welchem Projekt soll ich denn jetzt nur zur Hölle zuerst abarbeiten? Hat hier jemand einen Tipp, wie ich hier aus dieser Situation herauskommen kann?

Zwei Probleme also: (mit-)teilen der Informationen und Entscheidungsschwäche.

Zum (Mit-)Teilen der Informationen: gibt es physisch anfaßbares Material, das zu dem projekt gehört und das ganz sicher auch der Kollege, der an dem Projekt beteiligt ist, in die Finger kriegt? Könnte man da einen Ausdruck Deiner Liste oben draufpacken, vorne reinheften oder sonstwas? Vielleicht kann der Kollege Dir dann sogar helfen, die Liste übersichtlicher zu machen, indem er z.B. anmerkt, daß Punkt XY viel weiter nach unten/hinten gehört, weil er ja noch gar nicht zur Debatte steht, bevor 23 andere Punkte geklärt/erledigt sind.

Zur Entscheidungsschwäche: nein, das kann Dir keiner abnehmen. Solange man nicht Fließbandarbeiter ist, müssen praktisch in jedem Job Entscheidungen getroffen werden, und das zu können und auch meistens die richtigen Entscheidungen zu treffen, gehört zum Job.

Es gibt aber Kriterien. Nimm mal das Beispiel eines Schülers. Och, denkst Du jetzt, die haben's doch einfach, denen wird ja alles vorgegeben! Stimmt aber nicht mal bei Schülern. Der Beispielschüler hat Hausaufgaben für Mathe, Englisch, Erdkunde und Latein, die alle morgen fertig sein müssen, und ein Referat für Sozialkunde, das erst Ende Mai fertig sein muß. Was tut er jetzt?

Zum Sozialkundereferat könnte er beschließen, daß das ja nicht so dringend ist und deshalb erstmal aus dem Blickfeld verschwinden kann. Ebensogut könnte er aber auch beschließen, daß er täglich 20 Minuten an dem Referat arbeitet, damit er Ende Mai nicht alles auf einmal machen muß.

Zu der Mathe-Hausaufgabe könnte er beschließen, daß er die zuerst macht, weil er aus Erfahrung weiß, daß bei nicht gemachten Hausaufgaben der Mathelehrer viel fieser reagiert als die Lehrer für Englisch, Erdkunde und Latein.

Zur Erdkunde-Hausaufgabe könnte er beschließen, daß er die zuerst macht, weil er das Thema "Schlafkrankheit im mittleren Afrika" interessant findet, die Aufgabe schnell erledigt ist und er auf diese Weise gleich mit einem motivierenden Erfolgserlebnis starten kann. Ebensogut könnte er aber auch beschließen, diese Aufgabe als letzte zu machen, weil er das Thema ja interessant findet und sich dazu auch dann noch aufraffen kann, wenn er eigentlich nach Erledigung der anderen Aufgaben schon ziemlich k.o. ist.

Zur Latein-Hausaufgabe könnte er beschließen, daß er die als letzte macht, weil es eigentlich völlig egal ist, ob er die macht oder nicht, denn in Latein hat er eh 'ne solide Fünf und daran wird auch das Ergebnis der Hausaufgabe nichts ändern.

Zur Englisch-Hausaufgabe könnte er beschließen, daß er die hinter alle anderen Aufgaben stellt, weil er da nix schreiben muß, sondern bloß was zu lesen braucht und das notfalls auch noch morgen früh im Bus machen kann.

So. Das jetzt abstrahieren und schon hast Du 'ne ganze Menge Kriterien, die eine Rolle spielen, z.B. Wichtigkeit, Dringlichkeit, Ertrag, Kontext ... je nach Job können -zig Kriterien eine Rolle spielen. Aber die Abschätzung, was alles eine Rolle spielt und welches Kriterium wie stark gewichtet wird - das ist Dein Job.

Abschließend nochmal: Dein wichtigstes Werkzeug ist die Someday/Maybe-Liste. Zwischen 10-20 NAs zu entscheiden, welche als nächste erledigt wird, ist haarig genug - wenn's 50 oder noch mehr sind, wirst Du irre.

Felix

Beginner

Date of registration: Mar 7th 2009

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11

Sunday, May 10th 2009, 12:44pm

NA Hinweise in die Akten

Da ich mit einem Kollegen (manchmal auch mehreren) die Projekte bearbeite, muss ich zu jedem Projekt eine ToDo Liste "beilegen". Wenn nur ich eine gesamte Liste führe, wie zu Beispiel mit Thinking Rock, dann muss ich meine Gedanken/Informationen dazu immer gesondert mitteilen.
Ich habe unmittelbar nachdem ich GTD (auf Deutsch) gelesen hatte, damit begonnen zu all meinen Projektakten eine Liste mit den NAs zu legen. Es ist zwar ein wenig zusätzlicher Aufwand, wenn ich die NAs zweimal schreiben muss, bringt mir aber viel, wenn ich die laufenden Projektmappen durchsehe (es sind zwar nicht so viele, wie bei Dir coddq. aber unter 100 komme ich auch selten). In Deinem Fall würden diese Hinweise auch den Kollegen helfen.

coddq

Trainee

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Posts: 21

12

Sunday, May 10th 2009, 6:23pm

Ja, vielleicht sollte ich das wirklich machen. Es wird dann nur ein wirklich großer Aufwand. Denn wenn zu jedem Projekt dann noch die NAs kommen (2*) dann bedeutet das auch, dass die Rückmeldungen über die Erledigung auch zweimal abgehakt werden muss. Ich muss dann sozusagen jedes Projekt daraufhin kontrollieren, welche Dinge erledigt sind.

In meiner Not habe ich mir eine Kladde (DIN A4 liniert) angelegt, in das ich jeden Tag die Dinge des Tages schreibe. So bleibe ich wenigsten auf Stand, was die aktuellen Dinge angeht.
Was mir bei GTD fehlt ist auch so eine "most important"/"heute" Übersicht. Viele Dinge sind natürlich (wie es bei Thinking Rock heißt "Do ASAP") sofort zu erledigen, aber bei nicht allen macht es Sinn (z.B. kann heute, aber auch bis nächsten Mittwoch erledigt werden). Jetzt muss ich zwischen all den "Do ASAP" Punkten die aussuchen, die wirklich "Do ASAP" sind. Und dann muss ich mir die nochmal extra rausschreiben. Extra Aufwand.

Wie geht Ihr mit dem Problem um, dass es viele Dinge gibt, aber nur bestimmte "JETZT" erledigt werden müssen?

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13

Sunday, May 10th 2009, 7:21pm

Wie geht Ihr mit dem Problem um, dass es viele Dinge gibt, aber nur bestimmte "JETZT" erledigt werden müssen?
Zwei Möglichkeiten:

Entweder Tagesliste auf gesondertem Blatt führen, auf der eh bloß die JETZT-Dinger stehen. Zugegebenermaßen doppelte Schreiberei, ist aber manchmal sogar ganz nützlich, weil man dazu verlockt wird, kurz nochmal nachzudenken, ob das denn wirklich auf die Liste gehört. Und es gibt dem Tag 'ne Struktur, das schätze ich sehr - als ob man weiß, wohin man schwimmt, während ich ohne Tagesliste eher das Gefühl des Umherirrens im Ozean habe.

Oder die JETZT-Aufgaben auf der Gesamtliste markieren, sei es mit (wegradierbaren) Bleistiftkreuzchen oder mit Haftnotizstreifen oder -pfeilen. Wird allerdings unübersichtlich, wenn die Gesamtliste mehr als eine Seite umfaßt.

Noch was zu Deinen Projekten: wieso Rückmeldungen zweimal abgehakt? Kann der Kollege nicht auf Deiner (oder besser noch: auf Eurer) Liste abhaken, was er gemacht hat, und gut is?

Stampfa

Professional

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Posts: 372

14

Sunday, May 10th 2009, 7:43pm

Hast du die GTD-Herangehensweise probiert?

Also nach Kontext, Zeit, Energie und Priorität?
GTD gelesen 01/09 - in Umetzung seit: 11/10 - Atoma DinA4 mit eigenem Locher

coddq

Trainee

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Posts: 21

15

Sunday, May 10th 2009, 8:16pm

Ich bearbeite die GTD Methode nach dem Kontext.
Hier habe ich mir ein paar Kontexte (Büro, Computer Privat, Unterwegs, Personen, etc.) definiert.
Das mit den Personen finde ich Klasse! Alles was ich mit meinem Chef besprechen muss, das bringe ich auf diese Liste und so komme ich einmal bei ihm vorbei und bespreche gleich einen ganzen Schlag von Aufgaben. Das nervt Ihn auch weniger.

Mit Zeit / Energie / Prio habe ich es probiert, aber ich habe für mich da nicht den "Flow" erlebt. Prio wäre das was funktioniert, aber die Prios ändern sich auch mal ganz schnell. Was bis gerade noch Prio 1 ist, kann nach einem Telefonat nach hinten rücken, während der Inhalt des Telefonats nach vorne gerät.

Dazu will/suche/brauche ich ein System, das die wichtigsten Dinge - wie bei GTD angedacht - auflistet und ich dann per Momententscheidung entscheide, was abgearbeitet werden muss.

Um es auf den Punkt zu bringen: ich bin kein Freund von diesen Unterteilungen.

Aber Danke für den Tipp! Je mehr man hier diskutiert, desto besser versteht man auch, was man will und was man braucht!

Gruß
Christopher

Stampfa

Professional

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Posts: 372

16

Sunday, May 10th 2009, 8:34pm

Aber genau diese Momententscheidung müsste deine Liste dir eigentlich ermöglichen.
Ich stelle mir deine Liste so vor, dass dort alle NAs stehen, die du in deinem Kontext (also Büro) gerade machen könntest. Daraus kannst du intuitiv wählen.

Was vielen anderen hier im Forum, und auch mir, hiflt, ist eine Tagesliste. Aus deiner Liste schreibst du die Sachen, die du heute erledigen willst oder musst. Das gibt dir eine Richtung. Mir hilft vor allem der Gedanke "wenn die Liste fertig ist, ist das Pflichtprogramm für heute durch. Nun kann ich all die Sachen machen, zu denen ich sonst nicht komme und für die ich meinen Beruf mag/liebe".
Wenn die Liste abends nicht fertig erledigt ist, weiß ich immerhin was ich geschafft habe.


Bist du dir über deine Prioritäten im Beruf klar? Kannst du sicher sagen, welche Aufgaben die wichtigsten sind? Oder für welche Aufgaben bist du eigentlich angestellt? Was erwartet dein Vorgesetzter von dir? Welche Ziele möchtest du selbst erreichen? Eventuell sind dir diese Fragen ja unklar?

Vertraust du deiner Intuition, wenn es darum geht die nächste Aufgabe auszuwählen?

Mir als Sachbearbeiter hilft es auch, mit meinem Chef über meine Aufgaben zu sprechen. Das mache ich immer dann, wenn der Stapel Arbeit zu dick wird. Das hat mehrere Vorteile: Bei manchen Sachen entscheidet er dann um, sodass ich weniger zu tun habe. Manche Sachen macht er dann doch selbst.
Manche Sachen schätze ich auch zu wichtig ein und ich mache mich umsonst verrückt.
GTD gelesen 01/09 - in Umetzung seit: 11/10 - Atoma DinA4 mit eigenem Locher

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elguapo

Professional

Date of registration: Mar 6th 2009

Posts: 211

17

Saturday, May 16th 2009, 3:09pm

Wie geht Ihr mit dem Problem um, dass es viele Dinge gibt, aber nur bestimmte "JETZT" erledigt werden müssen?


DA sagt dazu (in "Making it all work"): "The calendar is the best place for three things – appointments, day-specific things to do, and information I need or want to be aware of on that day." Sowas kann man teilweise z. B. auch in ein Tickler-File tun.

Alles was auf den Kontext-Listen steht, ist dagegen "as soon as possible, by context"
--
Procrastination is the art of keeping up with yesterday.
Don Marquis

Ich prokrastiniere nicht - ich mache andere, spannendere Dinge ...