Dinge geregelt kriegen

Die erste Frage, die bei mir sofort aufkam: reicht denn der vorgesehene Platz für Aufgaben für ein ganzes Jahr???

• >25 Jahre altes OrgRat-Kalenderringbuch für feststehende Termine (hab ich wenige => vergeß ich manchmal reinzugucken, schäm) mit kleinem Notizteil, der aber nur unterwegs (bin ich selten) genutzt wird,
• Atoma
• Monatliche A-6-Karteikarte mit den Dauerkunden in Reihenfolge des Eingangs, damit a) es gerecht zugeht und b) ich auf einen Blick sehe, was noch nicht schräg durchgestrichen ist = Hauptproblem erledigt bzw. durchgekreuzt = wirklich alles incl. Kleinscheiß erledigt.
  
• Tagesplan, ganz vorne in Atoma eingeheftet, mit 1 Spalte für meine Aufgaben und 2-4 zusätzlichen Spalten je nach Mitarbeiteranzahl am betreffenden Tag.
  

Fäddich. Hat sich alles seit Jahren bewährt - wenn mehr dazukommt, fall ich ebenso auf die Nase wie wenn ich eins davon nicht nutze. Meine Atomanutzung wäre allerdings erweiterungsfähig und bei Gelegenheit probier ich das auch mal wieder; aktuell dient das Atomaheft hauptsächlich als Behälter für den Tagesplan.

Ich habe jetzt alles mit mehreren Registern im Atoma organisiert. Vorne drin habe ich mir einen Kalender (eine Seite pro Monat) aus dem Internet ausgedruckt. Das reicht bis jetzt für meine Termine völlig aus. Dann kommen Listen mit Tagesplan, NA, Projekte, Warten auf und Vielleicht, zum Schluss sind noch ein paar Checklisten etc. drin. Das Atoma A4 ist immer in Reichweite. Da ich mein Studium online meist von Zuhause mache, liegt es entweder auf dem Schreibtisch oder wenn ich unterwegs bin, stecke ich es in die Handtasche. Nur beim Gassi bleibt es zu Hause. Da habe ich aber meine Kladde mit.

Notizen mache ich in einer A7-Kladde mit Bleistift eines bekannten schwedischen Möbelhauses. Das Heft habe ich immer in der Hosentasche. Ohne fühle ich mich schon manchmal nackig. Neulich bin ich sogar extra nochmal umgedreht, um es zu holen, weil ich vergessen hatte, beim Kleidungswechseln es umzustecken. Mein Umfeld hat ja erst gelächelt, wenn sie mich mit meinem gezückten Stift und dem Heft gesehen haben, aber inzwischen staunen sie, dass mir nix durchflutscht und es geht manchmal in leichtes stöhnen über, wenn ich sie da so prompt an gemachte Zusagen erinnern kann, die sie schon längst vergessen haben.

Ich habe auch ein Smartphone und studiere online. Aber trotzdem hat sich für mich die Papierlösung schließlich bewährt. Die funktioniert immer, egal ob Handynetz oder Internetverbindung vorhanden ist (ein wichtiger Faktor in dieser Gegend, hier gibt es doch einige Ecken mit Funklöchern und von schnellem Internet wollen wir mal gar nicht reden). Und meist bin ich mit dem Eintragen auf einer Liste oder Kalender mit Stift schneller als wenn ich da erst ne App auf dem Handy oder so öffnen muss. Ich kriege regelmäßig bei einer Besprechung die Krise. Dort muss monatlich ein gemeinsamer Termin festgelegt werden. Ich schlage einfach die nächste Seite in meinem Kalender auf und dann warte ich mit gezückten Stift bis endlich die anderen ihre Smartphones starklar haben, dann starren sie mehrere Minuten auf ihr Display und bis wir dann endlich einen gemeinsamen Termin gefunden haben, ist eine gefühlte Ewigkeit rum. Und dass Durchstreichen von erledigten Aufgaben oder Notizen (mache ich übrigens auch mit einem dicken roten Stift) gibt mir übrigens eine größere Befriedigung als nur ein 'erledigt'-Haken anzuklicken und richtig genial ist, wenn eine Blatt komplett abgearbeitet ist, es zusammenzuknüllen und mit lautem Jubel in den Papierkorb zu werfen.

Mit Aufgaben im Kalender bin ich nie zurecht gekommen. Bei mir sind die Termine zwischen Aufgaben vergessen worden.
Bei mir hat jedes Projekt einen Termin, kommt also in die Wiedervorlage.
Aber ich kann mir gut vorstellen, dass so ein Kalender sehr hilfreich ist, wenn man pro Woche die Termine und Aufgaben nebeneinander hat. Es erinnert mich etwas an das Bullet Journal (vermutlich von Ryder Carrol oder so ähnlich).
Das Aufschreiben, was mir in den Sinn kommt, sollte ich auch wieder aktivieren. Bis ich aber mein Notizbuch in die Hand nehme, habe ich es entweder vergessen oder das nächste dringende Problem steht in der Tür.

Zitat von »cig«

Mit Aufgaben im Kalender bin ich nie zurecht gekommen. Bei mir sind die Termine zwischen Aufgaben vergessen worden.

Ich habe in meinem Kalender auch nur Termine drin stehen. Ich hatte früher auch Aufgaben dazu geschrieben, aber das wurde mir dann zu unübersichtlich. Problem war dabei wohl auch, dass da nicht nur Aufgaben drin standen, die an dem Tag unbedingt erledigt werden müssen (die trage ich da jetzt schon noch ein), sondern eben auch Aufgaben, die ich an Tag x gern erledigt hätte.

Zitat von »cig«

Bei mir hat jedes Projekt einen Termin, kommt also in die Wiedervorlage.

Sind das bei den Projekten dann fixe Deadlines oder Termine, an denen du gerne an den Projekten arbeiten würdest? Ich habe in meiner Wiedervorlage natürlich auch Projekte drin, die an dem Tag unbedingt gemacht werden müssen. Aber ich habe da auch ein paar Projekte drin, bei denen ich mir vorgenommen habe, die an Tag x weiter zu bearbeiten, es aber nicht tragisch ist, wenn das den Tag nix wird und ich sie nochmal ein paar Tage weiter nach hinten verschiebe. Aber das ist irgendwie nicht befriedigend, weil ich dann bei jedem Projekt in der Wiedervorlage überlegen muss, ob das eine echte Deadline ist oder ob ich da noch schieben kann. Ich befürchte, ich habe das mit der Wiedervorlage noch nicht richtig verstanden. Die Frage, die ich mir stelle, ist halt, wo kommen Projekte hin, an denen ich aktuell arbeiten will, wo es aber keine echte Deadline gibt. Und müsste ich mir nicht besser, so wie du, für jedes Projekt eine Deadline setzen, damit da nicht einige Projekte als Karteileiche völlig aus dem Blick geraten?

Zitat von »cig«

Aber ich kann mir gut vorstellen, dass so ein Kalender sehr hilfreich ist, wenn man pro Woche die Termine und Aufgaben nebeneinander hat. Es erinnert mich etwas an das Bullet Journal (vermutlich von Ryder Carrol oder so ähnlich).

Sind das dann nur Aufgaben, die in der Woche unbedingt erledigt werden müssen oder auch solche, die ich in der Woche gerne erledigt hätte. Bei mir war das Problem, dass ich anfangs für die ganze Woche geplant hatte, was unbedingt gemacht werden muss und was ich gerne erledigen würde und wann ich das genau mache. Dann kam das reale Leben dazwischen und der Wochenplan wurde meist Montagmittag schon wieder komplett über den Haufen geworfen. Und in dem Kalender wurde wild gestrichen und es wurde völlig unübersichtlich. Deswegen plane ich jetzt nur noch mit MIT/BR ohne diese jedoch ganz bestimmten Stunden zuzuweisen. Für mich scheint das so flexibler zu sein.

Zitat von »Doggy«

Sind das bei den Projekten dann fixe Deadlines oder Termine, an denen du gerne an den Projekten arbeiten würdest?

Beides. Hat der nächste Schritt eines Projektes keinen Termin, kümmere ich mich nicht darum. Dann gehört das auf meine V/I-Liste. Ich bin nicht so diszipliniert, die richtigen NAs zum richtigen Zeitpunkt herauszuziehen. Also ist jede NA und jedes Wa in der WV. Da erkenne ich dann schon, was wirklich wichtig, dringend oder beides ist.

Zitat von »Doggy«

Sind das dann nur Aufgaben, die in der Woche unbedingt erledigt werden müssen oder auch solche, die ich in der Woche gerne erledigt hätte.

Beides. Beim Bullet Journal geht es m.E. darum, eine Übersicht über die noch verfügbare Zeit einer Woche zu haben. Wenn man auf einen Blick sieht, welche Termine und Aufgaben mit jeweils welchem Aufwand in einer Woche anstehen, kann man freie Kapazitäten besser planen. Soweit ich es beurteilen kann, dient es zur Ergänzung der Organisation.

@carpediem: ein schönes einfaches System!

meines sieht so aus (in der Firma):
für Termine nutze ich Outlook (ginge kaum anders, weil es alle machen).

Für Projekte, Aufgaben und Notizen nutze ich mein elektronisches Notizbuch (Emacs org-mode).
Dort werden auch Termine für Review oder Deadline definiert, so dass die Aufgaben dann zum richtigen Zeitpunkt wieder auf meiner Tagesliste auftauchen (à la MYN von Michael Linenberger).

In längeren Besprechungen/Vorträgen, in denen viel Input zu erwarten ist, nehme ich mein Notebook mit und tippe meine Notizen direkt in eine Mindmap (Freeplane).
In kurzen Terminen oder solchen, wo nicht viel Input zu erwarten ist (und das Notebook-tippen Overkill oder irgendwie unpassend wäre) habe ich ein gebundenes Notizbuch, wo ich dann reinschreibe.
Aufgaben müssen dann nach dem Termin in mein System übertragen werden (klappt eigentlich auch recht zuverlässig).

Seit kurzem habe ich auch ein Firmen-Smartphone (privat noch keines) - das nutze ich im Moment nur für E-Mails lesen (schreiben sehr ungern ohne "echte" Tastatur ) und den synchronisierten Kalender.
(und natürlich zum Telefonieren).

Beim E-Mail-Postfach versuche ich ein Inbox-Zero-Prinzip - also
Mails durchsehen,
ggf, enhaltene Aufgaben in meine Aufgabenliste übertragen, wo die Mail mit einem Hyperlink verlinkt wird,
dann die Mail aus dem Posteingang in einen Archivordner verschieben.

Problem hier: es kommen täglich so viele neue Mails, dass ich kaum hinterher komme.
(Problematisch v. a wenn dann Unterhaltungen per Mail stattfinden, wo ich dann mehrere Antworten zum Thema bekomme...)
Den Prozess des Übertragens muss ich also bei Gelegenheit noch optimieren.

Insgesamt klappt das sehr gut und meine detaillierten Notizen ernten immer wieder Lob von den Kollegen, weil ich auch alte Themen sehr schnell wiederfinde.

Problem ist nur der System-Bruch - Mindmap - Emacs org-mode - Papiernotizen - Outlook - da wünsche ich mir zum Teil noch mehr Integration.

.. und das Hauptproblem ist: zu viele Projekte und Aufgaben, ich komme nicht hinterher, es bleibt vieles liegen, die Listen von unerledigtem werden immer länger

Zitat von »Doggy«

Ich habe in meinem Kalender auch nur Termine drin stehen. Ich hatte früher auch Aufgaben dazu geschrieben, aber das wurde mir dann zu unübersichtlich. Problem war dabei wohl auch, dass da nicht nur Aufgaben drin standen, die an dem Tag unbedingt erledigt werden müssen (die trage ich da jetzt schon noch ein), sondern eben auch Aufgaben, die ich an Tag x gern erledigt hätte.

Ich habe einen Kalender, den ich mir selbst erstellt habe mit einem System Aufgabenplanung, d.h. 3 Spalten:
Einmalige Termine/Tagesaufgaben, dann eine 2. Spalte längere Aufgaben/Projekte, dann eine dritte: wiederkehrende Aufgaben,
die ich jeweils am Abend eines Tages übertrage, wenn ich sie nicht erledigen konnte.
Verschieben geht auch super mit Post its.

Lvood151 Du kannst auch ein Mail mit gedrückter rechter Maustaste in den Aufgabenbereich von Outlook ziehen. Dadurch ersparst Du Dir den Link - hast allerdings dann ev. zwei Aufgabenlisten. Da würde ich die Aufgaben überhaupt über Outlook im Blick behalten.